Timicx

Erfahrungen | Alternative | Preise & Kosten

Beschreibung

Timicx ist eine flexible und benutzerfreundliche Online-Zeiterfassungslösung, die speziell für die Anforderungen von Projekten entwickelt wurde. Mit Timicx kannst du deine Arbeitszeiten entweder live während der Arbeit oder nachträglich erfassen, je nachdem, was für dich am besten passt. Die Software ermöglicht es dir, eine hierarchische Projektstruktur abzubilden, in der Projekte in beliebig viele Unterprojekte unterteilt werden können. Dies erlaubt es dir, die tatsächlichen Strukturen deines Unternehmens präzise in der Zeiterfassung widerzuspiegeln.

Ein herausragendes Merkmal von Timicx ist die Möglichkeit, individuelle Stundensätze festzulegen, die auf Projekte, Tätigkeiten oder Mitarbeiter abgestimmt sind. Dies erleichtert die genaue Abrechnung deiner erfassten Stunden gegenüber Kunden. Zudem bietet Timicx umfassende Auswertungsfunktionen, mit denen du die aufgewendete Zeit detailliert analysieren und die Entwicklung deiner Projekte überwachen kannst. Die erfassten Daten können bei Bedarf nach Excel exportiert werden, um sie weiter zu bearbeiten oder Berichte zu erstellen.

Als Cloud-basierte Lösung ist Timicx sofort einsatzbereit und erfordert keine Installation. Du kannst von überall aus auf die Zeiterfassung zugreifen, sei es im Büro oder bei Kunden vor Ort. Die mobile Oberfläche ermöglicht es dir zudem, deine Stunden bequem über dein Smartphone zu erfassen. Datensicherheit wird bei Timicx großgeschrieben: Deine Daten werden in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gespeichert, und alle Verbindungen sind SSL-verschlüsselt, sodass deine Informationen stets geschützt sind.

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Vorteile [+]

Flexibilität in der Zeiterfassung: Du kannst deine Arbeitszeiten entweder live während der Tätigkeit oder nachträglich erfassen, je nachdem, was für dich am besten passt.
Anpassbare Projekthierarchie: Timicx ermöglicht es dir, Projekte in beliebig viele Unterprojekte zu gliedern, sodass du die tatsächlichen Strukturen deines Unternehmens präzise abbilden kannst.
Individuelle Stundensätze: Du kannst spezifische Stundensätze für Projekte, Tätigkeiten oder Mitarbeiter festlegen, was die genaue Abrechnung deiner erfassten Stunden gegenüber Kunden erleichtert.
Cloud-basierter Zugriff: Da Timicx eine Cloud-Lösung ist, kannst du von überall aus auf die Zeiterfassung zugreifen, sei es im Büro oder bei Kunden vor Ort.
Datensicherheit: Deine Daten werden in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gespeichert, und alle Verbindungen sind SSL-verschlüsselt, was einen hohen Schutz deiner Informationen gewährleistet.

Nachteile [-]

Keine native mobile App: Obwohl eine mobile Oberfläche vorhanden ist, könnte das Fehlen einer dedizierten mobilen App die Benutzerfreundlichkeit auf Smartphones beeinträchtigen.
Begrenzte Integrationen: Timicx bietet möglicherweise nicht so viele Integrationen mit anderen Softwarelösungen wie einige Wettbewerber, was die Einbindung in bestehende Systeme erschweren kann.
Eingeschränkte Berichtsoptionen: Die verfügbaren Auswertungsfunktionen könnten für Unternehmen mit komplexen Reporting-Anforderungen nicht ausreichend sein.
Preisgestaltung pro Nutzer: Die Kosten von 7,50 € pro Mitarbeiter und Monat bei jährlicher Zahlung könnten für größere Teams schnell ansteigen.
Keine kostenlose Basisversion: Nach der 30-tägigen Testphase ist keine kostenlose Version verfügbar, was für kleine Unternehmen oder Freiberufler mit begrenztem Budget nachteilig sein kann.

Funktionen & Bereiche [!]

Zeiterfassung

Mit Timicx kannst du deine Arbeitszeiten flexibel und effizient erfassen, wobei du zwischen zwei Methoden wählen kannst: Entweder trägst du deine Stunden nachträglich ein, ähnlich wie bei einem traditionellen Stundenzettel, oder du nutzt die Live-Erfassung, bei der du deine Zeiten während der Arbeit per Stoppuhr festhältst. Diese Flexibilität ermöglicht es dir, die Erfassungsmethode an deine individuellen Arbeitsgewohnheiten anzupassen und bei Bedarf zwischen beiden Varianten zu wechseln.

Die nachträgliche Erfassung erlaubt es dir, nach Abschluss deiner Arbeit für jede Zeitbuchung das Datum, das Projekt, die Tätigkeit und die Dauer einzugeben. Optional kannst du Kommentare sowie Beginn- und Endzeiten hinzufügen. Sollten bestimmte Zeitbuchungen nicht abrechenbar sein, kannst du diese entsprechend markieren. Die Live-Erfassung funktioniert ähnlich einer Stoppuhr: Du startest die Zeitbuchung zu Beginn deiner Tätigkeit und stoppst sie nach Abschluss. Praktischerweise kannst du mehrere Live-Zeitbuchungen gleichzeitig anlegen, wobei eine aktiv läuft und die anderen pausiert sind. Dies ist besonders nützlich, wenn du häufig zwischen verschiedenen Aufgaben wechselst, ohne jedes Mal eine neue Zeitbuchung anlegen zu müssen.

Timicx bietet dir zudem eine übersichtliche Liste deiner bisherigen Zeitbuchungen, die du nach Datum oder Inhalt filtern kannst. So findest du schnell alle Einträge zu einem bestimmten Projekt oder mit einem bestimmten Stichwort im Kommentar. Unabhängig davon, ob du die Zeiten live oder nachträglich erfasst hast, kannst du diese Buchungen jederzeit bearbeiten. Bei Bedarf lässt sich ein Buchungsschluss festlegen, sodass Zeitbuchungen vor einem bestimmten Datum nicht mehr verändert werden können.

Um die Zeiterfassung so effizient wie möglich zu gestalten, hat Timicx verschiedene Hilfsfunktionen integriert. Beim Anlegen neuer Zeitbuchungen werden automatisch die zuletzt genutzten Projekte und Tätigkeiten als Standardwerte vorgeschlagen. Die automatische Vervollständigung von Kommentaren erleichtert dir die Eingabe häufig verwendeter Texte, indem passende Einträge aus bisherigen Zeitbuchungen vorgeschlagen werden. Während der Live-Erfassung hast du die aktuell laufende Zeitbuchung stets im Blick und kannst sie bei Bedarf pausieren oder abschließen. Die aktuelle Laufzeit wird zudem im Browsertitel angezeigt, sodass du den Überblick behältst, selbst wenn du mehrere Tabs geöffnet hast.

Für mehr Übersichtlichkeit kannst du einstellen, dass erfasste Zeiten automatisch auf volle Intervalle, beispielsweise 10 Minuten, gerundet werden. Timicx erkennt zudem eine Vielzahl von Formaten bei der Stundeneingabe, was dir Flexibilität bei der Dateneingabe bietet. Die Eingabemasken lassen sich vollständig mit der Tastatur bedienen, sodass du deine Stunden auch ohne Maus komfortabel eingeben kannst.

Projektverwaltung

Mit Timicx kannst du deine Arbeitszeiten in einer flexiblen und hierarchischen Projektstruktur erfassen, die sich an die spezifischen Anforderungen deines Unternehmens anpasst. Du hast die Möglichkeit, Projekte in beliebig viele Unterprojekte zu gliedern, sodass du die realen Strukturen deines Unternehmens präzise in der Zeiterfassung abbilden kannst. Egal, ob du eine einfache Liste mit wenigen Projekten benötigst oder komplexe Hierarchien mit Kunden, Aufträgen, Arbeitspaketen, Unternehmensbereichen und Abteilungen darstellen möchtest – Timicx bietet dir die Flexibilität, all diese Strukturen abzubilden.

Ein weiterer Vorteil ist die hierarchische Vererbung von Einstellungen. Wenn du einem übergeordneten Projekt bestimmte Mitarbeiter zuweist oder spezifische Stundensätze festlegst, werden diese Einstellungen automatisch auf alle Unterprojekte übertragen. Bei Bedarf kannst du jedoch in den Unterprojekten abweichende Einstellungen vornehmen, um den individuellen Anforderungen gerecht zu werden.

Die Organisation deiner Projekte in Timicx ist intuitiv und ähnlich wie die Verwaltung von Ordnern in einem Dateisystem. Du kannst jederzeit neue Projekte anlegen, sie einander unterordnen, verschieben oder löschen. Zudem besteht die Möglichkeit, gesamte Projektstrukturen inklusive aller Unterprojekte zu duplizieren, was dir bei wiederkehrenden Projektmustern viel Zeit spart und Konsistenz gewährleistet.

Timicx unterstützt dich auch dabei, stets den Überblick über wichtige Kennzahlen zu behalten. Für jedes Projekt kannst du sofort einsehen, wie viele Stunden bereits erfasst wurden, welchen Umsatz das Projekt generiert hat und welcher Anteil des Aufwands abrechenbar ist. Wenn du Budgets für ein Projekt festgelegt hast, zeigt dir Timicx den prozentualen Fortschritt an, sodass du jederzeit über den aktuellen Stand informiert bist.

Für die Zusammenarbeit im Team bietet Timicx ein leistungsfähiges Berechtigungskonzept. Du kannst festlegen, wer in welchen Projekten Zeiten erfassen und einsehen darf. Mitarbeiter, die einem Projekt zugewiesen sind, können in diesem Projekt und allen dazugehörigen Unterprojekten Zeiten erfassen und ihre eigenen Zeitbuchungen sehen und bearbeiten. Projektleiter haben zusätzlich die Möglichkeit, Unterprojekte anzulegen, Mitarbeiter zuzuweisen und Kosteneinstellungen einzusehen. Administratoren besitzen Zugriff auf alle Funktionen und dürfen in allen Projekten Zeiten erfassen.

Abrechnung

Mit Timicx kannst du deine erfassten Projektzeiten effizient abrechnen, indem du flexible Stundensätze festlegst, die sich an die spezifischen Anforderungen deines Unternehmens anpassen. Du hast die Möglichkeit, einen allgemeinen Standard-Stundensatz für alle Tätigkeiten zu definieren oder individuelle Stundensätze für einzelne Tätigkeiten, Mitarbeiter oder Projekte festzulegen. Diese Einstellungen werden automatisch auf alle untergeordneten Projekte übertragen, können jedoch bei Bedarf individuell angepasst werden.

Für die Rechnungsstellung bietet Timicx die Auswertung „Zeitnachweis für ein Projekt“. Hier kannst du das betreffende Projekt und den gewünschten Zeitraum auswählen sowie festlegen, ob auch nicht abrechenbare Buchungen angezeigt werden sollen. Diese Auswertung liefert dir eine detaillierte Übersicht aller erfassten Zeitbuchungen und entstandenen Kosten, die du als Grundlage für die Abrechnung gegenüber deinen Kunden nutzen kannst.

Zudem ermöglicht dir Timicx, jedem Projekt eine Kostenstelle und einen Kostenträger zuzuweisen. Diese Angaben werden ebenfalls auf die Unterprojekte übertragen, sodass du Auswertungen zu Aufwand und Umsätzen nach Kostenstellen und Kostenträgern durchführen oder Timicx in deine Kostenrechnung integrieren kannst. Bei den Währungsangaben bist du nicht auf den Euro beschränkt, sondern kannst beliebige Währungssymbole, wie beispielsweise „CHF“ für Schweizer Franken, verwenden.

Darüber hinaus bietet Timicx Integrationen zu verschiedenen Cloud-Rechnungstools, sodass du Rechnungen direkt aus der Zeiterfassung heraus in deiner bevorzugten Rechnungssoftware erstellen kannst. Aktuell werden easybill und lexoffice unterstützt, weitere Partner-Integrationen sind in Planung.

Auswertungen

Mit Timicx kannst du aus deinen erfassten Arbeitszeiten aussagekräftige Auswertungen erstellen, die dir helfen, Abrechnungen zu erstellen und den Fortschritt deiner Projekte zu beurteilen. Die Software bietet dir eine Vielzahl von Reports, die auf die unterschiedlichen Bedürfnisse von Mitarbeitern, Projektleitern und Gruppenleitern zugeschnitten sind.

Als Mitarbeiter hast du Zugriff auf eine Übersicht, in welchen Projekten du wie viele Stunden gebucht hast. Zusätzlich kannst du dir eine Liste deiner individuellen Zeitbuchungen anzeigen lassen, um einen detaillierten Einblick in deine Arbeitszeitverteilung zu erhalten.

Wenn du als Projektleiter tätig bist, ermöglicht dir die grafische Projektübersicht, die Aufwände in den Teilprojekten zu erkennen und die Verteilung der Stunden über verschiedene Tätigkeiten nachzuvollziehen. Zudem kannst du die zeitliche Entwicklung des Projektaufwands verfolgen, was dir hilft, den aktuellen Stand deiner Projekte besser einzuschätzen.

Für Gruppenleiter bietet Timicx Reports, die aufzeigen, in welchen Projekten die Teammitglieder ihre Zeit investieren. Diese Auswertungen helfen dir, mögliche Überlastungen einzelner Mitarbeiter zu identifizieren und die Ressourcen deines Teams effizienter zu planen.

Mit den entsprechenden Berechtigungen kannst du auch die Umsätze der Projekte einsehen und analysieren, wie sich diese auf verschiedene Kostenstellen und Kostenträger verteilen. Zudem erkennst du, welcher Anteil der erfassten Zeitbuchungen abrechenbar ist, was dir bei der finanziellen Planung und Abrechnung unterstützt.

Die grafischen Auswertungen von Timicx präsentieren die Daten in übersichtlichen Diagrammen, sodass du auf einen Blick den Status deiner Projekte erfassen kannst. Die hierarchischen Tabellen zur Projektstruktur sind interaktiv gestaltet, sodass du sie nach Bedarf aufklappen kannst und nur die Informationen angezeigt bekommst, die für dich relevant sind.

Für eine weiterführende Datenverarbeitung bietet Timicx die Möglichkeit, alle Auswertungen nach Microsoft Excel zu exportieren. Die Tabellendaten der Reports kannst du dort nach Belieben weiterbearbeiten oder anpassen. Zusätzlich steht dir der Export in das textbasierte CSV-Format zur Verfügung, was dir Flexibilität bei der Nutzung der Daten in anderen Anwendungen bietet.

Datensicherung

Timicx legt großen Wert auf die Sicherheit deiner Daten und setzt dafür mehrere Maßnahmen ein. Dein Timicx-System läuft isoliert mit einer eigenen Datenbankinstanz und einer individuellen Subdomain. Selbst wenn es bei einem anderen Timicx-System zu Problemen kommen sollte, bleibt deine Datenbank geschützt und ist für Unbefugte nicht zugänglich. Alle Verbindungen sind SSL-verschlüsselt, sodass auch in öffentlichen WLAN-Netzen niemand deine Daten mitlesen kann.

Deine Daten gehören dir. Timicx fungiert nicht als undurchsichtiges Datensilo. Alle gespeicherten Informationen sind für dich transparent über die Weboberfläche und per Web-API abrufbar. Auf Wunsch stellt dir Timicx einen vollständigen Abzug deiner Datenbank zur Verfügung. Das Unternehmen strebt danach, Nutzer durch Zufriedenheit zu binden, nicht durch die Kontrolle über deren Daten.

Die Server von Timicx befinden sich in professionellen, nach ISO/IEC 27001 zertifizierten Rechenzentren in Deutschland. Deine Unternehmensdaten verbleiben somit stets im deutschen bzw. europäischen Rechtsraum. Timicx speichert keine Kundendaten außerhalb Europas, beispielsweise in US-Rechenzentren.

Selbstverständlich gibt Timicx keine Daten an Dritte weiter und ist zur Verschwiegenheit verpflichtet. Diese Verpflichtung ist nicht nur ein Versprechen, sondern fester Bestandteil der Allgemeinen Geschäftsbedingungen und somit vertraglich bindend.

Wichtige Fragen [?]

Kann ich Timicx in andere Softwarelösungen integrieren, die ich bereits nutze?

Ja, Timicx bietet dir die Möglichkeit, Daten über die Web-API mit anderen Systemen zu integrieren. Das bedeutet, du kannst Zeitbuchungen, Projektinformationen und weitere Daten in bestehende Anwendungen wie ERP-Systeme, Buchhaltungssoftware oder Projektmanagement-Tools importieren oder exportieren. Für eine direkte Anbindung an Rechnungstools unterstützt Timicx derzeit die Integration mit easybill und lexoffice, sodass du Rechnungen aus deiner Zeiterfassung heraus erstellen kannst. Diese Schnittstellen erleichtern dir den Workflow und reduzieren den manuellen Aufwand, indem sie Daten nahtlos zwischen verschiedenen Anwendungen synchronisieren.

Ist Timicx auch für kleinere Unternehmen oder Freiberufler geeignet?

Absolut! Timicx ist besonders flexibel und skalierbar, sodass es sich sowohl für Freiberufler als auch für kleine und mittelständische Unternehmen eignet. Wenn du als Freelancer arbeitest, kannst du einfache Projektlisten erstellen und deine Stunden präzise abrechnen. Die Funktion, individuelle Stundensätze festzulegen, hilft dir, deine Kundenprojekte genau abzurechnen. Für kleinere Teams bietet Timicx eine benutzerfreundliche Plattform, auf der alle Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten erfassen können, ohne dass eine aufwendige Einrichtung erforderlich ist. Die transparente Preisgestaltung, die auf Nutzerbasis erfolgt, macht Timicx zudem zu einer erschwinglichen Lösung für Unternehmen jeder Größe.

Wie unterstützt mich Timicx bei der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen zur Zeiterfassung?

Mit Timicx kannst du die gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung problemlos erfüllen. Die Software ermöglicht es dir, Arbeitszeiten vollständig und präzise zu dokumentieren. Du kannst Soll- und Ist-Arbeitszeiten klar abbilden und hast immer einen Überblick über Pausen, Überstunden und Abwesenheiten. Die gespeicherten Daten sind revisionssicher und können bei Bedarf für Audits oder behördliche Prüfungen exportiert werden. Dank der Speicherung in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland bleiben deine Daten sicher und DSGVO-konform. Timicx unterstützt dich dabei, die Zeiterfassung effizient zu gestalten und gleichzeitig alle rechtlichen Anforderungen zu erfüllen.