Flexopus
Erfahrungen | Alternative | Preise & Kosten
Beschreibung
Flexopus ist ein modernes Desk Sharing Tool, das dir dabei hilft, Arbeitsplätze flexibel und effizient zu organisieren. Stell dir vor, du kommst ins Büro und kannst ganz einfach deinen Arbeitsplatz über eine intuitive App oder Weboberfläche buchen – egal, ob du einen bestimmten Tisch in einer ruhigen Ecke oder lieber einen Raum mit viel natürlichem Licht möchtest. Flexopus gibt dir die Freiheit, genau das zu wählen, was am besten zu deiner Arbeitsweise passt.
Das Tool ist perfekt für Unternehmen, die hybride Arbeitsmodelle unterstützen, bei denen Mitarbeitende nicht jeden Tag im Büro sind. Mit Flexopus kannst du jederzeit nachsehen, welche Arbeitsplätze verfügbar sind, und in Sekundenschnelle buchen. Du hast auch die Möglichkeit, deine Buchung zu ändern oder zu stornieren, falls sich deine Pläne spontan ändern sollten.
Ein weiteres Highlight ist die Übersicht über die Belegung im Büro. Du kannst sehen, wo deine Kolleg*innen sitzen und dir direkt einen Platz in ihrer Nähe sichern, wenn du zum Beispiel an einem Projekt mit ihnen arbeitest. So fördert Flexopus nicht nur Flexibilität, sondern auch Teamarbeit.
Darüber hinaus hilft dir das Tool dabei, Ressourcen wie Besprechungsräume oder spezielle Arbeitszonen effizient zu nutzen. Flexopus integriert sich nahtlos in bestehende Systeme und ermöglicht es dir, deine Arbeitsumgebung so zu gestalten, wie es dir am besten passt – sei es für konzentriertes Arbeiten oder den Austausch mit anderen.
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Reviews | Zusammenfassung | ⭐⭐⭐⭐⭐
Die Bewertungen für das Desk-Sharing-Tool Flexopus sind durchweg positiv, insbesondere wegen der einfachen Bedienbarkeit und der reibungslosen Integration in den Büroalltag. Nutzer schätzen vor allem, dass das Tool schnell und unkompliziert einzurichten ist, was Zeit und Ressourcen spart. Es wird hervorgehoben, dass die Software keine umfassende Schulung erfordert, da sie sich für Endnutzer*innen intuitiv erklärt. Die Integration in Microsoft Teams und Outlook wird ebenfalls als großer Pluspunkt genannt, was die Buchung von Arbeitsplätzen, Besprechungsräumen und Parkplätzen noch einfacher macht.
Besonders positiv fällt auch die Anpassungsfähigkeit von Flexopus auf: Es lässt sich problemlos in bestehende IT-Strukturen einbinden und bietet Funktionen wie SSO- und AED-Anbindung, die vor allem in größeren Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden geschätzt werden. Für Unternehmen mit hybriden Arbeitsmodellen ist die Möglichkeit, jederzeit zu sehen, wer im Büro ist und wo sich Kolleg*innen befinden, ein echter Mehrwert. So können Teams flexibel zusammenarbeiten und Ressourcen effizient genutzt werden.
Ein kleiner Kritikpunkt, der in den Bewertungen genannt wurde, betrifft die Übersichtlichkeit bei sehr großen Benutzerzahlen, was bei Unternehmen mit tausenden Mitarbeitenden zu einer Herausforderung werden kann. Außerdem wünschen sich einige Nutzer die Integration zusätzlicher Services, wie z.B. die Möglichkeit, Catering für Besprechungsräume zu buchen.
Vorteile [+]
Einfache Bedienung: Flexopus wird als sehr benutzerfreundlich beschrieben. Sowohl die Arbeitsplatzbuchung als auch die Administration sind intuitiv und leicht verständlich, ohne große Schulung erforderlich.
Schnelle Integration: Die Software lässt sich schnell und unkompliziert in bestehende Systeme wie Microsoft Teams und Outlook integrieren, was den Arbeitsablauf im Büro erheblich vereinfacht.
Flexibilität: Flexopus bietet eine hohe Flexibilität, da Arbeitsplätze, Besprechungsräume und Parkplätze in Sekundenschnelle buchbar sind. Zudem können Kolleg*innen sehen, wer im Büro ist, was die Teamarbeit unterstützt.
Hohe Akzeptanz bei Mitarbeitenden: Die Software findet bei Mitarbeitenden aller Altersgruppen großen Anklang, was die Einführung und Nutzung im Unternehmen erleichtert.
Daten- und Datenschutz: Flexopus erfüllt hohe europäische Datenschutzstandards und bietet ein sicheres Buchungssystem, was vor allem in datensensiblen Unternehmen von Bedeutung ist.
Nachteile [-]
Unübersichtlichkeit bei großen Benutzerzahlen: Bei Unternehmen mit tausenden Mitarbeitenden kann die tabellarische Übersicht der Nutzer*innen unübersichtlich werden, was die Verwaltung erschwert.
Fehlende Zusatzfunktionen: Einige Nutzer wünschen sich zusätzliche Features, wie etwa die Möglichkeit, Catering-Dienste für Besprechungsräume direkt über die Plattform zu buchen.
Keine kostenlose Version: Flexopus bietet keine kostenlose Version an, was für kleinere Unternehmen oder Start-ups, die kostenbewusst agieren müssen, ein Nachteil sein könnte.
Hohe Anfangsinvestition: Obwohl das Tool flexibel ist, könnte der Preis für die Implementierung und Nutzung je nach Unternehmensgröße als hoch empfunden werden.
Mögliche Komplexität bei der Skalierung: Bei sehr großen Unternehmen kann die Verwaltung und Pflege der Nutzerinformationen herausfordernd sein, was zu zusätzlichem administrativem Aufwand führt.
Funktionen & Bereiche [!]
Arbeitsplatz Buchungssystem
Das Arbeitsplatz-Buchungssystem von Flexopus hilft dir dabei, deinen Arbeitsalltag im Büro flexibler und effizienter zu gestalten. Egal, ob du einen festen Schreibtisch bevorzugst oder lieber an wechselnden Orten arbeitest, mit Flexopus kannst du deinen Arbeitsplatz ganz einfach über eine App oder einen Browser buchen. Dabei hast du immer den Überblick, welche Plätze im Büro frei sind, und kannst sofort einen geeigneten auswählen. Die Buchungen erfolgen in Echtzeit, sodass du sicherstellen kannst, dass dein bevorzugter Platz verfügbar ist, bevor du ins Büro kommst.
Für Unternehmen, die hybride Arbeitsmodelle unterstützen, bietet Flexopus eine perfekte Lösung, denn es erlaubt dir nicht nur, Arbeitsplätze zu buchen, sondern auch Besprechungsräume und sogar Parkplätze zu reservieren. Wenn du zum Beispiel mit deinem Team zusammenarbeiten möchtest, kannst du dich über den aktuellen Belegungsplan informieren und einen Platz in der Nähe deiner Kolleg*innen buchen. Das spart nicht nur Zeit, sondern fördert auch die Zusammenarbeit und Flexibilität innerhalb deines Unternehmens.
Ein großer Vorteil des Systems ist die Benutzerfreundlichkeit. Du brauchst keine besondere Schulung, um Flexopus zu bedienen. Die intuitive Oberfläche ermöglicht es dir, innerhalb von Sekunden Buchungen vorzunehmen oder zu ändern. Auch die Einrichtung der Software für das Unternehmen ist unkompliziert und kann an die spezifischen Anforderungen angepasst werden. Darüber hinaus sind die Daten, die du über Flexopus verwaltest, sicher, denn das System erfüllt höchste europäische Datenschutzstandards.
Durch smarte Funktionen wie die Live-Belegungspläne und die Integration in Tools wie Microsoft Teams und Outlook, kannst du direkt in deinem gewohnten Arbeitsumfeld Buchungen vornehmen, ohne extra in die Flexopus-App wechseln zu müssen. So wird dein Arbeitsablauf noch flüssiger. Mit flexiblen Tarifen, die sich nach der Anzahl der buchbaren Objekte richten, bleibt das System zudem kosteneffizient und lässt sich gut an unterschiedliche Unternehmensgrößen anpassen.
Raumbuchungssystem
Das Raumbuchungssystem von Flexopus bietet dir eine einfache und effiziente Möglichkeit, Besprechungsräume und andere Arbeitsbereiche in deinem Unternehmen zu verwalten. Du kannst mit nur wenigen Klicks über die App oder den Browser jederzeit und von überall aus einen Raum reservieren. Dabei bekommst du in Echtzeit einen Überblick über die verfügbaren Räume und kannst dir den passendsten Raum für deine Besprechung oder dein Projekt auswählen. Das ist besonders praktisch, wenn du flexibel auf unvorhergesehene Meetings oder spontane Arbeitsbedarfe reagieren möchtest.
Ein Highlight des Systems ist die Integration in gängige Office-Tools wie Microsoft Teams und Outlook. Du kannst direkt über diese Programme Räume buchen, ohne extra die Flexopus-Anwendung öffnen zu müssen. Das spart dir nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für eine nahtlose Einbindung in deinen Arbeitsalltag. Durch die Synchronisation in Echtzeit werden Doppelbuchungen vermieden, was dir Sicherheit bei der Planung von Meetings gibt.
Ein weiteres Plus ist die Übersichtlichkeit: Du siehst sofort, welcher Raum für welchen Zeitraum verfügbar ist und welche Ausstattung er bietet, zum Beispiel Präsentationstechnik oder Videokonferenzsysteme. So kannst du sicherstellen, dass du immer den richtigen Raum für deine Anforderungen buchst. Flexopus hilft dir dabei, Ressourcen optimal zu nutzen, was besonders in größeren Unternehmen oder bei stark frequentierten Besprechungsräumen von Vorteil ist.
Zudem unterstützt dich Flexopus dabei, langfristig Kosten zu sparen. Durch die integrierten Analysefunktionen kannst du genau sehen, wie oft Räume genutzt werden und wo ungenutzte Kapazitäten bestehen. Auf Basis dieser Daten lassen sich fundierte Entscheidungen treffen, um die Effizienz im Büro weiter zu steigern.
Die Benutzerfreundlichkeit bleibt auch hier ein zentraler Vorteil. Egal, ob du das System für kleine Teams oder große Unternehmensstrukturen nutzt, die Einrichtung und Bedienung sind einfach und erfordern keine umfangreiche Schulung. Flexopus passt sich flexibel den Bedürfnissen deines Unternehmens an und bietet eine transparente und effiziente Lösung für das Management von Besprechungsräumen.
Parkplatz Management
Mit der Parkplatz-Management-Software von Flexopus kannst du ganz unkompliziert und effizient Parkplätze in deinem Unternehmen verwalten und buchen. Du hast die volle Kontrolle darüber, wann und wo du einen Parkplatz reservieren möchtest, und kannst dies einfach über die Flexopus-App oder den Browser tun. Das System zeigt dir in Echtzeit an, welche Parkplätze verfügbar sind, sodass du direkt einen freien Platz buchen kannst. Dies spart nicht nur Zeit, sondern auch den Stress, vor Ort nach einem Parkplatz suchen zu müssen.
Die Software eignet sich besonders für Unternehmen, die eine begrenzte Anzahl an Parkplätzen haben und diese gerecht unter den Mitarbeitenden verteilen möchten. Du kannst das System so konfigurieren, dass Parkplätze nur an bestimmten Tagen oder Zeiten buchbar sind, und sogar Regeln für wiederkehrende Buchungen festlegen. Flexopus bietet dabei eine flexible Lösung, die sich an die individuellen Bedürfnisse deines Unternehmens anpasst. Egal, ob du nur eine kleine Parkplatzfläche verwaltest oder viele Stellplätze, das System lässt sich einfach skalieren.
Ein weiterer Vorteil ist die Übersichtlichkeit: Du siehst sofort, wer wann einen Parkplatz gebucht hat und kannst dadurch besser planen. Wenn Parkplätze nicht genutzt werden, kannst du dies dank der smarten Analysefunktionen leicht erkennen und den Platz anderen Mitarbeitenden zur Verfügung stellen. Dadurch wird die Nutzung der Parkplätze effizienter, und das Unternehmen kann eventuell sogar Kosten sparen.
Flexopus erleichtert nicht nur die Verwaltung der Parkplätze, sondern erhöht auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Da jeder sicher sein kann, einen Parkplatz zur Verfügung zu haben, entfällt der tägliche Stress der Parkplatzsuche. Die App ist zudem so gestaltet, dass sie intuitiv bedient werden kann. Du brauchst also keine besondere Schulung, um das System zu verstehen. Alles ist so aufgebaut, dass du innerhalb von wenigen Sekunden eine Buchung vornehmen kannst.
Zusätzlich sorgt Flexopus dafür, dass deine Daten sicher sind, da das System höchsten europäischen Datenschutzstandards entspricht.
Raumbelegung-Displays
Mit den elektronischen Türschildern von Flexopus kannst du in deinem Unternehmen die Beschilderung von Büros und Besprechungsräumen einfach digital verwalten. Das bedeutet, dass du jederzeit den aktuellen Status eines Raumes auf einem digitalen Schild anzeigen lassen kannst, ohne dass manuell Papier- oder Plastikschildchen ausgetauscht werden müssen. Sobald du einen Raum buchst, wird die Information automatisch auf dem Türschild angezeigt. So sehen alle sofort, ob der Raum frei oder belegt ist, wer ihn gebucht hat und wie lange die Buchung dauert.
Die elektronischen Türschilder sind in Echtzeit mit dem Buchungssystem von Flexopus verknüpft, was die Verwaltung von Besprechungsräumen noch effizienter macht. Du kannst die Türschilder mit deinem vorhandenen Buchungssystem synchronisieren, egal ob du Flexopus für die Arbeitsplatz-, Raum- oder Parkplatzbuchung nutzt. Jedes Mal, wenn eine Buchung gemacht oder storniert wird, wird die Information sofort aktualisiert und auf dem Türschild angezeigt. Das erleichtert dir und deinen Kolleg*innen die Organisation des Büroalltags und sorgt dafür, dass Doppelbuchungen oder Missverständnisse vermieden werden.
Ein weiterer großer Vorteil ist die Flexibilität: Die Türschilder lassen sich nicht nur für Besprechungsräume, sondern auch für Büros und andere Bereiche des Unternehmens nutzen. Sie sind benutzerfreundlich und können individuell konfiguriert werden, sodass du zum Beispiel entscheiden kannst, welche Informationen auf dem Display angezeigt werden sollen. Dazu gehören der Name des Raumes, die aktuelle Buchung, die verfügbare Zeit und vieles mehr.
Neben der klaren und direkten Darstellung von Buchungen bieten die elektronischen Türschilder auch eine moderne und professionelle Optik, die das Büro modern und aufgeräumt wirken lässt. Du kannst die Schilder auch zur Anzeige von wichtigen Informationen oder Unternehmensnachrichten nutzen, was sie zu einem vielseitigen Tool macht, das weit über die reine Raumbuchung hinausgeht.
Infoscreens für Besprechungsräume
Mit dem Flexopus Infoscreen für Besprechungsräume kannst du ganz leicht die Raumnutzung in deinem Unternehmen sichtbar machen und den Überblick behalten. Der Infoscreen zeigt in Echtzeit den aktuellen Status eines Besprechungsraums an. So siehst du sofort, ob der Raum frei oder belegt ist, wer ihn gerade nutzt und wie lange die Besprechung noch dauert. Das hilft dir, schnell und unkompliziert Räume zu finden, wenn du spontan eine Besprechung abhalten möchtest oder einen Raum suchst, der bald frei wird.
Der Screen ist direkt mit dem Flexopus-Buchungssystem verknüpft, was bedeutet, dass alle Änderungen und Buchungen sofort synchronisiert und auf dem Display angezeigt werden. Du kannst dir also sicher sein, dass die Informationen immer aktuell sind. Das Besondere ist, dass der Infoscreen nicht nur den aktuellen Status zeigt, sondern dir auch hilft, in die Zukunft zu planen, indem er die bevorstehenden Reservierungen anzeigt. Das gibt dir und deinen Kolleg*innen eine klare Übersicht, wer den Raum nutzen wird und für wie lange.
Ein weiterer großer Vorteil ist, dass der Infoscreen benutzerfreundlich und intuitiv zu bedienen ist. Du kannst ihn auf verschiedenen Geräten wie Bildschirmen oder Tablets anzeigen lassen, die entweder direkt vor dem Raum angebracht oder an zentralen Orten im Büro aufgestellt werden können. Damit wird es für alle Mitarbeitenden einfacher, die Raumnutzung im Blick zu behalten, ohne jedes Mal das Buchungssystem auf dem Computer oder Smartphone öffnen zu müssen.
Durch die Live-Darstellung auf dem Infoscreen wird die Nutzung von Besprechungsräumen effizienter, da Missverständnisse oder Doppelbuchungen vermieden werden. Du kannst den Screen auch individuell anpassen und bestimmen, welche Informationen angezeigt werden sollen, zum Beispiel nur die nächsten Buchungen oder die gesamte Tagesübersicht.
Wichtige Fragen [?]
Flexopus ist nahtlos in gängige Tools wie Microsoft Teams und Outlook integriert. Das bedeutet, dass du beispielsweise Besprechungsräume direkt über deinen Outlook-Kalender buchen kannst, ohne die Flexopus-App öffnen zu müssen. Dank der Echtzeit-Synchronisation werden Doppelbuchungen vermieden und alle deine Termine und Raumbuchungen sind immer aktuell. Auch die Nutzung von Single Sign-On (SSO) ist möglich, sodass du dich mit deinen bestehenden Zugangsdaten von Microsoft oder Google anmelden kannst. Das spart dir nicht nur Zeit, sondern erleichtert auch die Integration in deinen alltäglichen Workflow, da du nicht ständig zwischen verschiedenen Apps wechseln musst.
Die Einführung von Flexopus geht sehr schnell. Sobald du alle notwendigen Informationen bereitgestellt hast – dazu gehören die Anzahl der Arbeitsplätze, die Grundrisse deiner Büros und eventuell deine eigene Unternehmens-Subdomain – kann Flexopus innerhalb weniger Tage vollständig eingerichtet werden. Das Team unterstützt dich dabei mit einem Onboarding-Prozess, der Schulungen, Handbücher und Kommunikationsvorlagen beinhaltet, damit die Umstellung im Unternehmen reibungslos verläuft. Besonders für Unternehmen mit hybriden Arbeitsmodellen ist Flexopus ideal, da es sowohl Arbeitsplätze als auch Besprechungsräume und Parkplätze effizient verwalten kann.
Flexopus legt großen Wert auf Datenschutz und erfüllt die höchsten europäischen Standards, darunter die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung). Alle persönlichen Daten werden auf Servern in Deutschland gehostet, die von einem ISO 27001-zertifizierten Anbieter betrieben werden. Persönliche Buchungsdaten werden automatisch nach 14 Tagen anonymisiert, und du hast die Möglichkeit, zusätzliche Datenschutz-Einstellungen über das Admin-Dashboard zu konfigurieren. Diese strengen Datenschutzmaßnahmen sorgen dafür, dass deine Mitarbeitenden sicher arbeiten können, ohne sich um ihre Privatsphäre Sorgen machen zu müssen.
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