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Trello

Erfahrungen | Alternative | Preise & Kosten

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Beschreibung

Trello ist ein beliebtes Projektmanagement- und Kollaborationstool, das dir und deinem Team hilft, organisiert zu bleiben und Projekte effektiv zu managen. Die visuelle Darstellung von Aufgaben und Projekten ist ein zentrales Merkmal von Trello. Im Kern von Trello stehen die Boards, welche die Projekte repräsentieren. Innerhalb eines Boards gibt es Listen, die wiederum Karten enthalten. Diese Struktur hilft dabei, Aufgaben in unterschiedlichen Phasen eines Projekts zu organisieren.

Jede Karte in Trello kann als eine Aufgabe oder ein Arbeitsobjekt betrachtet werden. Du kannst wichtige Informationen wie Beschreibungen, Fälligkeitstermine, Anhänge und Kommentare zu jeder Karte hinzufügen. Außerdem ist es möglich, Mitglieder zu Karten hinzuzufügen, was besonders nützlich ist, wenn bestimmte Aufgaben einem bestimmten Teammitglied oder einer Gruppe zugeordnet werden müssen.

Eine Stärke von Trello ist seine Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit. Die Drag-and-Drop-Funktionalität ermöglicht es dir, Karten leicht zwischen verschiedenen Listen zu verschieben, was den Fortschritt von Aufgaben und Projekten deutlich macht. Dabei ist Trello sehr flexibel und anpassbar. Durch die Verwendung von Etiketten, Filtern und Power-Ups (Erweiterungen) kannst du Trello an die spezifischen Bedürfnisse deines Projekts oder Teams anpassen. Zum Beispiel gibt es Power-Ups, mit denen du Trello mit anderen Tools wie Google Drive, Slack oder auch spezialisierten Projektmanagement-Apps verbinden kannst.

Trello bietet auch verschiedene Ansichten wie die Timeline-Ansicht, Kalenderansicht oder die Tabelle-Ansicht, um die Planung und Verfolgung von Projekten zu erleichtern. Die Möglichkeit, Aktivitäten in Echtzeit zu sehen und Benachrichtigungen zu erhalten, macht die Zusammenarbeit in einem Team effizient und transparent.

Die Mobile-App von Trello und die Desktop-Anwendung sind nahtlos integriert, sodass du von überall aus auf deine Projekte zugreifen und mit deinem Team zusammenarbeiten kannst. Trello bietet sowohl kostenlose als auch bezahlte Pläne an, mit denen du zusätzliche Funktionen und mehr Anpassungsmöglichkeiten erhalten kannst, um das Tool optimal zu nutzen.

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Reviews | Zusammenfassung | ⭐⭐⭐⭐⭐

Trello wird in den meisten Bewertungen für seine Benutzerfreundlichkeit und intuitive Oberfläche gelobt. Besonders die Kanban-Boards sind ein Highlight, da sie die Aufgabenverwaltung mit einem einfachen Drag-and-Drop-System erleichtern. Zudem bietet Trello zahlreiche Integrationen mit Tools wie Google Drive und Slack, was den Workflow erheblich verbessert. Nutzer schätzen auch den Butler-Bot, der Automatisierungen ermöglicht und wiederkehrende Aufgaben vereinfacht.

Allerdings wird kritisiert, dass Trello bei komplexeren Projekten und größeren Teams nicht so leistungsstark ist. Außerdem fehlen fortgeschrittene Berichts- und Analysefunktionen in den günstigeren Plänen, was für einige Nutzer ein Nachteil sein kann. Insgesamt wird Trello als flexibles Tool für kleinere Projekte empfohlen, das ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bietet, besonders durch die kostenlose Version.

Vorteile [+]

Benutzerfreundlichkeit: Trello bietet eine einfache, intuitive Oberfläche, die sowohl für Anfänger als auch erfahrene Nutzer leicht zugänglich ist. Die Bedienung der Kanban-Boards durch Drag-and-Drop macht es einfach, Aufgaben zu organisieren.

Flexibilität: Trello ist anpassbar und lässt sich für verschiedene Arten von Projekten einsetzen, von persönlichen To-do-Listen bis hin zu komplexen Teamprojekten.

Automatisierungen: Der Butler-Bot ermöglicht das Automatisieren wiederkehrender Aufgaben und spart so Zeit und erhöht die Effizienz.

Vielseitige Integrationen: Mit über 200 verfügbaren Power-Ups (Integrationen) wie Google Drive, Slack oder Jira lässt sich Trello nahtlos in bestehende Workflows integrieren.

Kostenlose Version: Trello bietet eine starke kostenlose Version mit vielen nützlichen Funktionen, die ideal für kleine Teams oder Einzelpersonen ist.

Nachteile [-]

Eingeschränkte Funktionalität für komplexe Projekte: Bei großen oder komplexeren Projekten stößt Trello an seine Grenzen, da es an erweiterten Funktionen wie umfassendem Projektmanagement und Berichterstattung fehlt.

Fehlende Zeiterfassung: Trello bietet keine integrierte Zeiterfassung, was für Teams, die ihre Zeitverfolgung benötigen, problematisch sein kann.

Begrenzte Berichterstattung: Während es für einfache Aufgaben ideal ist, fehlen in Trello fortschrittliche Berichtsfunktionen und Analysen, die in größeren Unternehmen erforderlich sind.

Kosten bei erweiterten Funktionen: Viele der fortgeschrittenen Features, wie erweiterte Automatisierungen oder erweiterte Power-Ups, sind nur in den kostenpflichtigen Plänen verfügbar.

Nicht ideal für große Teams: Für größere Teams oder Unternehmen mit umfangreichen Projekten kann Trello schnell unübersichtlich werden, da es keine tiefergehenden Funktionen zur Ressourcenverwaltung oder für komplexe Workflows bietet.

Funktionen & Bereiche [!]

Trello Ansichten

Trello | Ansichten | CAMPIXX

Die Trello-Ansichten ermöglichen es dir, deine Projekte und Aufgaben aus verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten, was dir hilft, neue Perspektiven für anstehende Aufgaben zu entwickeln. Die grundlegende Ansicht in Trello ist die Board-Ansicht. Ähnlich wie ein Kanban-Board dient es als visuelle Plattform, um Ideen in Taten umzusetzen, Projekte zu planen und schrittweise vorzugehen, um die Arbeit zu erledigen. Durch das Bewegen von Karten von einer Liste zur anderen kannst du den Fortschritt jeder Aufgabe leicht nachverfolgen und sofortige Einblicke in jeden Task erhalten.

Eine weitere nützliche Ansicht ist die Zeitleistenansicht. Mit der Zeitleiste behältst du alle deine Fristen im Blick und kannst die Fortschritte bei der Erreichung deiner Ziele verfolgen. Diese Ansicht ist besonders hilfreich, um zu sehen, wie sich einzelne Aufgabenelemente zu einem größeren Ganzen zusammenfügen. Die Start- und Fälligkeitsdaten können per Drag-and-Drop jederzeit angepasst werden, wenn sich Prioritäten verschieben und Anforderungen ändern. Dadurch erhältst du schnell einen Überblick darüber, was in der Pipeline ansteht, und kannst mögliche Lücken identifizieren, die den Fortschritt deines Teams behindern könnten.

Die Kalenderansicht ist eine weitere hilfreiche Option in Trello. Sie ermöglicht es dir, deine Aufgaben im Auge zu behalten und jeden Tag ohne Überraschungen zu beginnen. Ob du einen vierteljährlichen Redaktionskalender planst oder einfach deine To-Do-Liste verwalten möchtest, die Kalenderansicht gibt dir eine klare Vorstellung davon, welche Arbeit vor dir liegt. Du hast auch die Möglichkeit, externe Kalender zu synchronisieren, um eine bessere Work-Life-Balance zu erzielen.

Mit der Dashboard-Ansicht kannst du einen Überblick über Projekte und Prozesse behalten. Diese Ansicht hilft dir dabei, Workloads zu managen und Engpässe zu verhindern, bevor sie auftreten. Du kannst wichtige Kennzahlen visualisieren, wie zum Beispiel Fälligkeitsdaten, zugewiesene Karten und Karten pro Liste, um alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten und das Vertrauen zu verbessern.

Zuletzt gibt es noch die Tabellenansicht. Mit dieser Ansicht kannst du auf die gesamte Arbeit auf einem Board zugreifen und deine Aufgaben in einer praktischen Tabellenansicht visualisieren. Das erleichtert das Sortieren und Filtern, sodass dir genau die Karten angezeigt werden, die du benötigst. Die Tabellenansicht ist besonders nützlich, wenn du eine detailliertere Übersicht über den Status, die Verantwortlichkeiten und die Fälligkeitsdaten benötigst.

Für den Zugang zu diesen zusätzlichen Ansichten ist ein Premium- oder Enterprise-Konto erforderlich, wobei die Board-Ansicht allen Nutzern zur Verfügung steht.

Automatisierung

Trello | Automatisierung | CAMPIXX

In Trello wird die Automatisierung hauptsächlich durch ein integriertes Tool namens Butler ermöglicht. Mit Butler kannst du viele der wiederkehrenden Aufgaben, die oft viel Zeit in Anspruch nehmen, automatisieren. Das Ziel ist, dir mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben zu geben und deine Produktivität zu steigern. Die Einrichtung von Butler ist denkbar einfach und erfordert keine Programmierkenntnisse, was eine deutliche Zeiteinsparung für dich und dein Team bedeutet.

Butler ermöglicht es dir, deinen Workflow in Trello zu automatisieren, indem du Regeln erstellst, die automatisch eine Reihe von Aktionen ausführen, wenn sie von einer festgelegten Aktion ausgelöst werden. Zum Beispiel könnte eine Regel sein, dass alle neuen Karten, die zu einer bestimmten Liste hinzugefügt werden, automatisch einem bestimmten Teammitglied zugewiesen werden. Du kannst auch Schaltflächen erstellen, mit denen du eine Aktion auf einer Karte oder einem gesamten Board mit nur einem Klick ausführen kannst. Darüber hinaus kannst du Befehle in Bezug auf Fälligkeitsdaten und festgelegte Kalenderintervalle erstellen, die automatisch ausgeführt werden, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind.

Um mit der Automatisierung zu beginnen, klickst du einfach auf „Automatisierung“ im Board-Menü, um das Befehlsfenster zu öffnen. Hier kannst du Automatisierungsregeln für dein Board erstellen und verwalten. Trello bietet auch Tipps für die Automatisierung, indem es repetitive Aktionen erkennt, die du ins Board aufnimmst, und schlägt diese als Automatisierungsregeln vor, die mit einem einzigen Klick zu einem Board hinzugefügt werden können. Das ist eine hervorragende Möglichkeit, mit der Automatisierung loszulegen, wenn du neu in diesem Bereich bist.

Die Automatisierung in Trello geht über die Plattform selbst hinaus. Du kannst auch bestimmte Aktionen in anderen Apps automatisieren, die dein Team nutzt, wie zum Beispiel Slack und Jira. Dies kann besonders nützlich sein, wenn dein Team mehrere Tools verwendet und du Aktionen über diese Tools hinweg automatisieren möchtest.

Power-Ups

Trello | Power-Ups | CAMPIXX

Die Power-Ups in Trello sind spezielle Erweiterungen, die entwickelt wurden, um die Funktionalität deiner Trello-Boards zu steigern und besser an die speziellen Bedürfnisse deines Teams anzupassen. Durch die Aktivierung von Power-Ups kannst du verschiedene externe Tools und Dienste direkt in Trello integrieren, was die Zusammenarbeit und die Verwaltung von Projekten erheblich erleichtern kann. Einige der Tools und Dienste, die du integrieren kannst, umfassen beliebte Plattformen wie Google Drive, Slack, Jira und InVision. Durch diese Integrationen wird Trello zu einer zentralen Informationsquelle für deine Projekte, was die Arbeit und Zusammenarbeit optimiert und den Informationsfluss verbessert.

Neben den Integrationen bieten Power-Ups auch zusätzliche Funktionen wie Kalender, Abstimmungen und wiederkehrende Karten. Diese Funktionen sind darauf ausgelegt, den Workflow deines Teams zu optimieren und die Zusammenarbeit zu fördern. Zum Beispiel kann ein Kalender-Power-Up dir helfen, Fälligkeitsdaten visuell zu verfolgen, während ein Abstimmungs-Power-Up es deinem Team ermöglichen kann, schnell Entscheidungen zu treffen.

Das Aktivieren von Power-Ups auf deinem Trello-Board ist unkompliziert. Du klickst einfach auf die Schaltfläche „Aktivieren“ neben dem Power-Up, das du hinzufügen möchtest. Sobald ein Power-Up aktiviert ist, kannst du die Einstellungen nach Bedarf anpassen, indem du auf das Zahnradsymbol neben dem Power-Up klickst. Dies ermöglicht es dir, jedes Power-Up so zu konfigurieren, dass es perfekt zu den Anforderungen deines Projekts passt.

Falls die verfügbaren Power-Ups nicht genau das bieten, was du benötigst, bietet Trello sogar die Möglichkeit, eigene Power-Ups zu erstellen. Wenn dein Unternehmen über die notwendigen Entwicklungsressourcen verfügt, kannst du ein maßgeschneidertes Power-Up erstellen, das speziell auf die Bedürfnisse deines Teams zugeschnitten ist. Dies ist durch die Nutzung der öffentlich verfügbaren API von Trello möglich. Die Möglichkeit, eigene Power-Ups zu erstellen, eröffnet eine Welt der Möglichkeiten, um Trello genau auf die speziellen Anforderungen deines Teams zuzuschneiden und die Produktivität zu steigern.

Vorlagen

Trello | Vorlagen | CAMPIXX

In Trello steht der Vorlagen-Bereich zur Verfügung, um den Nutzern eine solide Grundlage für den Start ihrer Projekte zu bieten. Vorlagen sind praktisch vorgefertigte Boards, die von Experten aus verschiedenen Branchen oder der Trello-Community erstellt wurden. Sie dienen als Blaupausen, die dir und deinem Team helfen können, schnell mit neuen Projekten zu beginnen, ohne jedes Mal von Grund auf neu beginnen zu müssen. Mit den benutzerfreundlichen Vorlagen kannst du Best Practices und effiziente Workflows von anderen erfahrenen Trello-Nutzern übernehmen und anwenden.

Die Vorlagen können eine Vielzahl von Anwendungsfällen abdecken. Es gibt Vorlagen für Marketingprojekte, Entwicklungsprojekte, Event-Planung, Personalmanagement und vieles mehr. Durch die Nutzung dieser Vorlagen kannst du wertvolle Zeit sparen und sicherstellen, dass alle notwendigen Aspekte deines Projekts von Anfang an berücksichtigt werden. Die Vorlagen in Trello sind so gestaltet, dass sie leicht angepasst werden können, sodass du sie an die speziellen Anforderungen deines Projekts und deines Teams anpassen kannst.

Die Verwendung von Vorlagen ist denkbar einfach. In Trello gibt es eine spezielle Vorlagen-Galerie, in der du durch verschiedene Vorlagen browsen und die für dein Projekt am besten geeignete Vorlage auswählen kannst. Wenn du eine Vorlage gefunden hast, die dir gefällt, kannst du sie mit nur wenigen Klicks auf dein eigenes Board kopieren und sofort mit der Anpassung beginnen.

Vorlagen sind eine mächtige Funktion in Trello, die es den Nutzern ermöglicht, bewährte Methoden und effiziente Workflows zu übernehmen, um ihre Projekte schneller und effektiver zu gestalten. Sie sind ein Beispiel dafür, wie Trello darauf abzielt, die Zusammenarbeit und Produktivität von Teams zu fördern, indem es einfache, aber leistungsstarke Tools und Ressourcen zur Verfügung stellt, um Projekte effizient zu verwalten und durchzuführen.

Integrationen

Trello | Integrationen | CAMPIXX

Der Bereich der Integrationen in Trello dient dazu, deine Arbeit über mehrere Apps hinweg zu verbinden, um wichtige Informationen zu sammeln und deine Workflows anzupassen. Dies wird hauptsächlich durch die Verwendung von Power-Ups erreicht. Diese Power-Ups erweitern die Funktionen von Trello, indem sie spezielle Funktionen für die jeweilige Aufgabe bereitstellen, ohne dein Board mit Informationen zu überfrachten. Sie bieten Kontext und Details zu den Aufgaben, sodass du den Überblick behältst. Die Möglichkeiten sind hierbei nahezu unbegrenzt. Zusätzlich zu den über 100 öffentlichen Power-Ups, die Trello bietet, hast du auch die Möglichkeit, mithilfe der API von Trello eigene Power-Ups zu erstellen.

Ein bemerkenswertes Beispiel für eine Integration ist die Verbindung der Tools deines Teams mit Trello, um Informationen an einem Ort zu bündeln und teamübergreifend im Kontext zu teilen. Dies ist besonders wichtig, wenn Teams mit unterschiedlichen Tools arbeiten, um das beste Ergebnis zu erzielen. Durch die Verbindung dieser Tools mithilfe von Power-Ups kannst du sicherstellen, dass alle über die richtigen Kenntnisse verfügen, um optimal im Team zusammenzuarbeiten.

Ein spezielles Beispiel für eine solche Integration ist das Slack-Power-Up. Hiermit kannst du deine Slack- und Trello-Arbeitsbereiche verbinden und so ein ultimatives Produktivitätspaket schaffen, das Zusammenarbeit und Kommunikation miteinander verbindet. Du kannst beispielsweise direkt aus Slack neue Trello-Karten zu den Boards hinzufügen oder einen Trello-Link in einen Slack-Kanal einfügen, um automatisch wichtige Informationen wie Mitglieder, Beschreibungen und Kommentare anzuzeigen.

Weitere nützliche Power-Ups sind die für Confluence und Google Drive, die den Informationsaustausch erleichtern. Mit dem Confluence-Power-Up kannst du beispielsweise Confluence-Seiten an Trello-Karten anhängen und mit einem Klick von deinem Board zu deinen detaillierten Inhalten gelangen. Das Google Drive-Power-Up erlaubt es dir, Google Drive direkt in Trello zu durchsuchen, relevante Dateien und Ordner zu erstellen und anzuhängen.

Neben diesen gibt es auch ein Jira-Power-Up, das besonders nützlich ist, wenn du Jira für einen bestimmten Teil deines Workflows verwendest oder mit einem Team arbeitest, das Jira nutzt. Mit dieser Integration kannst du Jira-Vorgänge mit Trello-Karten verknüpfen, wichtige Informationen zu Vorgängen auf der Rückseite der Trello-Karte im Detail anzeigen und sogar neue Vorgänge in verknüpften Jira-Projekten direkt von Trello-Karten aus erstellen.

Diese Integrationen sind ein klares Beispiel dafür, wie Trello die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Teammitgliedern fördert, indem es eine zentrale Plattform für den Informationsaustausch und die Aufgabenverwaltung bietet. Durch die Integration der von deinem Team täglich genutzten Tools in Trello kannst du Silos überwinden, die Zusammenarbeit verbessern und die Produktivität steigern.

Wichtige Fragen [?]

In Trello kannst du Teams erstellen, um die Zusammenarbeit zu vereinfachen. Ein Team in Trello ist im Wesentlichen ein gemeinsamer Arbeitsbereich, in dem alle deine Boards, Aufgaben und Teammitglieder an einem Ort zusammengeführt werden. Du kannst ein Team erstellen, indem du auf das „+“-Symbol oben in der Menüleiste klickst und „Team erstellen“ auswählst. Dies hilft dabei, Silos in der Zusammenarbeit zu vermeiden, da jeder Zugriff auf die relevanten Informationen hat. Du kannst zudem entscheiden, ob die Boards nur für Teammitglieder sichtbar sind oder öffentlich zugänglich gemacht werden. Teams sind eine kostenlose Funktion, allerdings kannst du bei der kostenlosen Version nur bis zu 10 Boards erstellen.

Power-Ups in Trello sind Integrationen und zusätzliche Funktionen, mit denen du deinen Arbeitsablauf erweitern kannst. Sie ermöglichen es dir, Trello mit anderen Tools wie Google Drive, Slack oder Dropbox zu verknüpfen. Außerdem kannst du spezielle Funktionen wie Kalenderansichten, erweiterte Checklisten oder Automatisierungen hinzufügen. In der kostenlosen Version von Trello kannst du ein Power-Up pro Board aktivieren, während in den kostenpflichtigen Plänen mehrere Power-Ups gleichzeitig verfügbar sind. Power-Ups sind besonders hilfreich, um dein Projektmanagement flexibler zu gestalten und es nahtlos in deine bestehende Tool-Infrastruktur einzubinden.

Die Offline-Funktionalität von Trello ist leider etwas begrenzt. Um Trello offline zu nutzen, musst du sicherstellen, dass die Seiten oder Boards, auf die du zugreifen möchtest, im Voraus geladen wurden. Aktuell kannst du in der mobilen App einige Aufgaben auch ohne Internetverbindung einsehen, aber das Bearbeiten oder Erstellen von neuen Karten und Aufgaben funktioniert erst, wenn du wieder online bist. Für eine umfassende Offline-Funktion ist Trello daher weniger geeignet, was für Nutzer, die oft unterwegs sind oder in Regionen mit schlechter Internetverbindung arbeiten, ein Nachteil sein kann.

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