Circula
Erfahrungen | Alternative | Preise & Kosten
Beschreibung
Circula ist ein leistungsstarkes Tool, das dir dabei hilft, Reisekosten- und Spesenabrechnungen effizient zu managen. Mit der benutzerfreundlichen App kannst du Belege einfach per Smartphone scannen, und Circula übernimmt automatisch die Zuordnung und Berechnung nach den geltenden steuerlichen Richtlinien. Dabei werden typische Fehlerquellen reduziert, weil das Tool automatisch die korrekten Pauschalen berechnet, etwa für Verpflegungsmehraufwand oder Kilometergeld. Besonders praktisch ist die nahtlose Integration in bestehende Systeme, sodass du alle Daten zentral verwalten kannst.
Ein weiteres Highlight ist, dass Circula dir hilft, deine Spesenabrechnung vollständig digital zu gestalten – Papierbelege gehören der Vergangenheit an. Es bietet auch Funktionen für Mitarbeiter-Benefits, wie digitale Gutscheine für Mahlzeiten oder andere Vergünstigungen. Circula ist ideal für Unternehmen, die Transparenz und Automatisierung in ihre Finanzprozesse bringen wollen. Alles läuft DSGVO-konform ab, und du hast jederzeit die Kontrolle über alle eingereichten und genehmigten Ausgaben.
Mit Circula sparst du dir nicht nur Zeit, sondern auch Nerven, da du jederzeit den Überblick über deine Abrechnungen behältst und sicher sein kannst, dass alle Vorgaben eingehalten werden. Besonders nützlich ist das Tool für wachsende Unternehmen, die ihre Prozesse schlanker gestalten möchten, ohne an Sicherheit und Genauigkeit zu verlieren.
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- ab 10,00 €
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Reviews | Zusammenfassung | ⭐⭐⭐⭐⭐
Circula wird von Nutzern überwiegend positiv bewertet, insbesondere wegen seiner einfachen Handhabung und der vollständigen Digitalisierung von Reisekosten- und Spesenabrechnungen. Nutzer loben die mobile App, mit der Belege schnell gescannt und automatisch verarbeitet werden können. Besonders in Deutschland ist die Software beliebt, da sie lokale steuerliche Anforderungen berücksichtigt und den Abrechnungsprozess effizient gestaltet. Einige Nachteile sind, dass Circula hauptsächlich auf den deutschen Markt ausgerichtet ist und keine kostenlose Version bietet. Der Kundensupport wird jedoch als sehr reaktionsschnell und hilfreich beschrieben.
Vorteile [+]
Benutzerfreundlichkeit: Circula wird oft für seine einfache Bedienung gelobt. Die mobile App und Web-App sind intuitiv gestaltet, was die Verwaltung von Ausgaben und Belegen erleichtert.
Digitale Lösung: Das Tool ermöglicht eine komplett papierlose Abwicklung von Reisekosten und Spesen, was die Effizienz erheblich steigert.
Automatisierte Steuerberechnungen: Besonders in Deutschland wird Circula geschätzt, da es lokale Steuervorgaben und per-diem-Berechnungen automatisch berücksichtigt.
Gute Integration: Circula kann in Buchhaltungssysteme wie DATEV integriert werden, was den Abrechnungsprozess für Unternehmen beschleunigt.
Schneller Kundensupport: Nutzer heben den schnellen und hilfreichen Kundensupport hervor, der Probleme in der Regel innerhalb von 24 Stunden löst.
Nachteile [-]
Hauptsächlich auf Deutschland ausgerichtet: Einige Nutzer bemängeln, dass das Tool international noch nicht umfassend einsetzbar ist, da viele Funktionen auf deutsche Vorgaben ausgelegt sind.
Kein kostenloser Plan: Circula bietet keine kostenlose Version, was für kleinere Unternehmen, die kostengünstigere Lösungen suchen, ein Nachteil sein könnte.
Fehlende Funktionen: Einige Nutzer vermissen erweiterte Features, wie z. B. die Möglichkeit, Kommentare zu Ausgaben hinzuzufügen oder Reisen direkt über die Plattform zu buchen.
Probleme beim Account-Setup: Es gab Berichte über Schwierigkeiten beim Einrichten von Accounts, besonders wenn Mitarbeiter ohne Einladung versucht haben, sich zu registrieren.
Nicht optimal für internationale Teams: Für Unternehmen mit internationalen Standorten gibt es bessere Alternativen, da Circula sich hauptsächlich auf den deutschen Markt konzentriert.
Funktionen & Bereiche [!]
Ausgabenmanagement
Mit Circula Expenses kannst du den gesamten Prozess der Spesenabrechnung in deinem Unternehmen stark vereinfachen und digitalisieren. Das Tool bietet dir die Möglichkeit, alle Ausgaben vollständig papierlos zu verwalten. Du kannst Belege einfach per App scannen, und Circula übernimmt die automatische Erfassung und Zuordnung. Dadurch sparst du dir viel Zeit und reduzierst die Fehleranfälligkeit, die oft bei manuellen Prozessen auftritt. Die Software sorgt dafür, dass alle Abrechnungen nach den geltenden gesetzlichen Vorgaben, insbesondere in Deutschland, erfolgen.
Ein großer Vorteil von Circula ist die Integration in bestehende Buchhaltungssysteme wie DATEV. Das bedeutet, dass deine Abrechnungen direkt in das Buchhaltungssystem übertragen werden können, ohne dass du manuell eingreifen musst. Darüber hinaus bietet die Plattform ein ausgeklügeltes Freigabesystem, bei dem Ausgaben schnell geprüft und genehmigt werden können. Das sorgt für eine schnelle und transparente Abwicklung von Spesen innerhalb deines Unternehmens.
Circula erleichtert dir nicht nur die Verwaltung von Ausgaben, sondern bietet auch detaillierte Auswertungen und Berichte. Du kannst genau sehen, welche Ausgaben in welchem Bereich anfallen, was dir hilft, bessere Entscheidungen über dein Budget zu treffen. Alles läuft in Echtzeit ab, sodass du immer den Überblick über die aktuellen Kosten hast.
Die Nutzung von Circula ist außerdem mobil möglich. Deine Mitarbeiter können Belege direkt von unterwegs aus hochladen und ihre Ausgaben verwalten. Das vereinfacht die Prozesse vor allem für Außendienstmitarbeiter oder Reisende, die oft unterwegs sind. Zudem bietet Circula automatisierte Funktionen für die Berechnung von Kilometerpauschalen und Verpflegungsmehraufwand, was den Abrechnungsprozess noch weiter optimiert.
Reisekostenabrechnung
Mit Circula kannst du den gesamten Reisekostenprozess deines Unternehmens digitalisieren und deutlich vereinfachen. Das Tool ermöglicht es dir, Reisekosten schnell und vollständig papierlos abzurechnen. Deine Mitarbeiter können ihre Belege einfach per App scannen, während Circula die relevanten Daten wie Beträge, Mehrwertsteuer und die jeweilige Reisekategorie automatisch ausliest und zuordnet. So werden Fehler minimiert, die oft bei manuellen Abrechnungen passieren, und der Abrechnungsprozess läuft reibungslos.
Ein besonderer Vorteil von Circula ist die automatische Berücksichtigung von Verpflegungspauschalen und Kilometerpauschalen. Diese Funktion spart dir und deinem Team eine Menge Zeit, da das Tool auf Basis der Eingaben die richtigen Pauschalen berechnet, die für die Steuererklärung notwendig sind. Alles wird automatisch an die geltenden rechtlichen Vorschriften angepasst, was den Prozess für dich rechtssicher macht.
Circula ist außerdem in bestehende Systeme wie DATEV integriert, sodass die Abrechnungen direkt in die Buchhaltung übertragen werden können. Das vereinfacht die Zusammenarbeit zwischen deiner HR-Abteilung, den Reisenden und der Buchhaltung. Es gibt auch ein flexibles Genehmigungssystem, bei dem Vorgesetzte oder andere Verantwortliche die eingereichten Reisekosten schnell prüfen und freigeben können, was den Prozess deutlich beschleunigt.
Für Unternehmen, die viel reisen, bietet Circula auch die Möglichkeit, Auswertungen und Berichte in Echtzeit zu erstellen. Du kannst jederzeit sehen, welche Reisekosten anfallen und wie diese sich auf dein Budget auswirken. Dadurch behältst du stets den Überblick über die Reisekosten in deinem Unternehmen und kannst deine Ausgaben besser steuern.
Firmenkreditkarten
Mit Circula’s Kreditkartenfunktion kannst du den gesamten Prozess der Firmenkreditkartenabrechnung zentralisieren und automatisieren. Die Plattform bietet dir sowohl physische als auch virtuelle Firmenkreditkarten, die speziell für Unternehmensausgaben entwickelt wurden. Dabei kannst du alle Transaktionen in Echtzeit verfolgen und den Überblick über die Ausgaben deines Teams behalten, ohne manuelle Buchungen vornehmen zu müssen. Jeder Karteninhaber kann seine Ausgaben ganz einfach direkt in der App erfassen, und Circula übernimmt die automatische Zuordnung und Verwaltung der Belege.
Ein besonderer Vorteil der Circula-Kreditkarte ist, dass sie individuell an die Bedürfnisse deines Unternehmens angepasst werden kann. Du kannst für jede Karte eigene Ausgabenlimits festlegen und spezifische Budgets zuweisen. Das bedeutet, dass du volle Kontrolle darüber hast, wie viel ausgegeben wird, und du kannst sicherstellen, dass alle Ausgaben innerhalb der festgelegten Richtlinien bleiben. Jede Transaktion wird automatisch dokumentiert und in das bestehende Buchhaltungssystem integriert, sodass du dir keine Sorgen mehr um manuelle Eingaben oder Fehler machen musst.
Circula bietet auch die Möglichkeit, Kreditkartenabrechnungen mit spezifischen Ausgabenarten zu verknüpfen. Das heißt, wenn eine Kreditkartentransaktion erfolgt, wird sie sofort der entsprechenden Kategorie, wie z. B. Reisekosten oder Büromaterial, zugeordnet. Dies erleichtert nicht nur die Verwaltung, sondern sorgt auch dafür, dass du am Monatsende genaue Berichte über die Ausgaben deines Teams erstellen kannst.
Ein weiterer Vorteil ist, dass du durch die nahtlose Integration mit Buchhaltungssystemen wie DATEV Zeit und Ressourcen sparst. Die automatische Synchronisation der Kreditkartendaten sorgt dafür, dass deine Finanzabteilung immer auf dem neuesten Stand ist, ohne dass manuelle Eingriffe nötig sind. Außerdem kannst du über die Plattform in Echtzeit verfolgen, welche Zahlungen getätigt wurden und welche Transaktionen noch ausstehen.
Compliance
Mit Circula’s Compliance-Funktionen kannst du sicherstellen, dass alle Ausgabenprozesse in deinem Unternehmen vollständig regelkonform und sicher ablaufen. Die Plattform unterstützt dich dabei, gesetzliche Vorschriften einzuhalten, indem sie automatisch alle relevanten Daten erfasst, dokumentiert und aufbereitet. Du musst dir keine Sorgen mehr um die Einhaltung steuerlicher und rechtlicher Vorgaben machen, da Circula sämtliche Abrechnungen und Belege so verwaltet, dass sie den geltenden Vorschriften entsprechen.
Ein großer Vorteil von Circula ist, dass es dir hilft, nationale und internationale Regelungen zu berücksichtigen. Egal, ob es um Reisekosten, Verpflegungspauschalen oder andere Ausgaben geht – Circula stellt sicher, dass alle Vorgaben eingehalten werden und keine Risiken für dein Unternehmen entstehen. Das Tool übernimmt die automatisierte Prüfung und Validierung der eingereichten Belege, sodass du immer sicher sein kannst, dass die Abrechnungen korrekt und lückenlos sind.
Besonders in Zeiten strenger Datenschutzrichtlinien wie der DSGVO ist es wichtig, dass sensible Daten deiner Mitarbeiter sicher verwaltet werden. Circula sorgt dafür, dass alle personenbezogenen Daten geschützt und nur in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Bestimmungen verarbeitet werden. Zudem hast du jederzeit die Kontrolle über alle gespeicherten Daten und kannst bei Bedarf individuelle Löschfristen festlegen, um den Anforderungen an die Datenspeicherung gerecht zu werden.
Ein weiterer Vorteil ist die Integration von Compliance-Berichten. Circula bietet dir detaillierte Auswertungen und Berichte, die dir helfen, einen umfassenden Überblick über die Einhaltung aller Richtlinien in deinem Unternehmen zu behalten. Diese Berichte kannst du für interne Audits oder bei externen Prüfungen nutzen, um die Einhaltung der Vorschriften nachzuweisen und Risiken zu minimieren.
Mitarbeiterbenefits
Mit Circula Benefits kannst du das Wohlbefinden und die Motivation deiner Mitarbeiter gezielt steigern, indem du ihnen moderne und steueroptimierte Zusatzleistungen anbietest. Circula hilft dir, verschiedene Benefits wie Verpflegungszuschüsse, Mobilitätsleistungen oder Internetzuschüsse einfach und transparent zu verwalten. Diese Benefits sind nicht nur für deine Mitarbeiter attraktiv, sondern auch steuerlich optimiert, sodass du gleichzeitig Kosten sparen und deine Mitarbeiter zufriedenstellen kannst.
Ein großer Vorteil von Circula ist, dass es alle steuerlichen Vorgaben berücksichtigt, insbesondere in Deutschland, und dir hilft, diese Leistungen vollständig regelkonform abzuwickeln. Beispielsweise kannst du mit der digitalen Essenszulage deinen Mitarbeitern täglich Zuschüsse für Mahlzeiten bieten, und das ganz ohne Papierarbeit – alles läuft automatisiert und digital über die App. Deine Mitarbeiter erhalten Gutscheine, die sie in Restaurants oder Supermärkten einlösen können, und du hast immer den Überblick über die gewährten Benefits.
Ein weiteres Highlight ist der Mobilitätszuschuss. Damit unterstützt du deine Mitarbeiter bei ihren Fahrtkosten, sei es für öffentliche Verkehrsmittel oder das Fahrrad. Diese Art von Benefit ist nicht nur praktisch, sondern fördert auch nachhaltiges Verhalten, was das Image deines Unternehmens als umweltbewusster Arbeitgeber stärkt.
Circula bietet dir auch die Möglichkeit, weitere Benefits wie Zuschüsse für Internetkosten oder Homeoffice-Ausstattung zu verwalten. Besonders in Zeiten, in denen das Arbeiten von zu Hause aus immer wichtiger wird, kannst du deinen Mitarbeitern so zusätzliche finanzielle Entlastung bieten. Alle diese Leistungen sind in Circula integriert und können leicht verwaltet werden.
Die komplette Verwaltung erfolgt digital, was dir und deinem Team viel Zeit und Aufwand spart. Deine Mitarbeiter können ihre Benefits direkt in der Circula-App einsehen und nutzen, während du die administrativen Prozesse im Hintergrund vollständig automatisiert laufen lässt. Zusätzlich hast du jederzeit Zugang zu detaillierten Berichten, die dir einen Überblick über die in Anspruch genommenen Benefits und die damit verbundenen Kosten geben.
Wichtige Fragen [?]
Mit Circula kannst du Belege ganz einfach über die mobile App oder die Web-App digital erfassen. Du scannst deine Quittungen mit deinem Smartphone und das Tool liest die relevanten Informationen wie Betrag, Mehrwertsteuer und Kategorie automatisch aus. Diese Daten werden dann korrekt zugeordnet, und du kannst die Ausgaben mit nur wenigen Klicks einreichen. Der gesamte Prozess ist vollständig digital und papierlos, was dir und deinem Team viel Zeit spart und den Verwaltungsaufwand reduziert.
Ja, Circula bietet dir die Möglichkeit, verschiedene steueroptimierte Mitarbeiter-Benefits zu verwalten. Dazu gehören Verpflegungszuschüsse, Mobilitätsleistungen und Internetzuschüsse. Diese Benefits können einfach über die App zugewiesen und genutzt werden, sodass deine Mitarbeiter die Vorteile direkt auf ihren mobilen Geräten sehen und nutzen können. Das Besondere an Circula ist, dass alle diese Leistungen den gesetzlichen Vorschriften entsprechen und somit sowohl für dich als auch für deine Mitarbeiter steuerlich attraktiv sind.
Der Genehmigungsprozess bei Circula ist sehr strukturiert. Nachdem ein Mitarbeiter eine Ausgabe eingereicht hat, wird diese von einem Supervisor überprüft und genehmigt. Falls erforderlich, durchläuft die Ausgabe danach noch eine Kontrolle durch die Buchhaltung. Der Vorteil dabei ist, dass dieser Prozess vollständig digital abläuft, wodurch keine manuellen Genehmigungen notwendig sind. Zudem kannst du den Fortschritt jeder Ausgabe in Echtzeit verfolgen, was den Genehmigungsprozess transparent und effizient macht.
Gesuchte Begriffe
Reisekosten, Mitarbeiter, Datev, Spesen, Personio, Buchhaltung, Software, Integrationen, Benefits, Kreditkarten, Mobilitätsbudget, Schnittstelle, Daten, Anbieter, Arbeitgeber
