ZEP
Erfahrungen | Alternative | Preise & Kosten
Inhalt
Beschreibung
ZEP ist ein vielseitiges Tool für Zeiterfassung, Projektmanagement und Abrechnung, das dir hilft, deine Arbeitsprozesse effizient zu organisieren und deine Projekte besser zu steuern. Es wurde speziell für Unternehmen entwickelt, die projektorientiert arbeiten – also Agenturen, Ingenieurbüros, IT Dienstleister, Beratungen oder Handwerksbetriebe. Mit ZEP kannst du Arbeitszeiten, Reisekosten, Projektbudgets und Rechnungen zentral erfassen und verwalten, ohne zwischen mehreren Systemen wechseln zu müssen.
Wenn du mit ZEP arbeitest, wirst du schnell merken, dass das Tool auf Einfachheit und Klarheit setzt. Die Zeiterfassung ist sehr intuitiv aufgebaut. Du kannst deine Zeiten direkt über das Web oder über eine App erfassen – egal, ob du am Schreibtisch sitzt, im Außendienst bist oder von unterwegs arbeitest. Dabei kannst du Zeiten bestimmten Projekten, Aufgaben oder Kunden zuordnen und sie auf Stundenbasis auswerten. So siehst du genau, wie viel Zeit du oder dein Team für bestimmte Tätigkeiten aufwendest und ob ihr im geplanten Rahmen bleibt.
Ein großer Vorteil liegt in der Projektverwaltung. ZEP ermöglicht dir, Projekte anzulegen, Budgets zu hinterlegen, Aufträge zu strukturieren und Verantwortlichkeiten zu verteilen. Du kannst Aufgaben zuweisen, Fortschritte kontrollieren und siehst jederzeit, welche Projekte rentabel laufen und wo Nachsteuerung nötig ist. Diese Transparenz hilft dir, besser zu planen und wirtschaftlicher zu arbeiten.
Auch für die Abrechnung ist ZEP eine echte Erleichterung. Das System kann aus den erfassten Zeiten automatisch Rechnungen erstellen – inklusive Stundensätzen, Auftragsnummern und individuellen Positionen. Wenn du Reisekosten oder Spesen abrechnen musst, kannst du diese ebenfalls direkt in ZEP erfassen. Das Tool berücksichtigt dabei gesetzliche Vorgaben, Währungen und Spesenpauschalen, sodass du alles korrekt abrechnen kannst.
Ein weiteres Highlight ist die Auswertungsfunktion. Du bekommst umfangreiche Berichte zu Projekten, Kunden, Mitarbeitern und Finanzen. Du kannst analysieren, welche Projekte besonders profitabel sind, wie sich deine Auslastung entwickelt oder welche Kunden den größten Umsatz bringen. Diese Daten helfen dir, dein Unternehmen gezielt weiterzuentwickeln und fundierte Entscheidungen zu treffen.
ZEP ist außerdem modular aufgebaut. Du kannst mit einer Basisversion starten und das System später um Funktionen wie Urlaubsverwaltung, Ticketmanagement oder Fakturierung erweitern. Dadurch passt sich das Tool flexibel an dein Wachstum an und bleibt übersichtlich, auch wenn dein Team oder dein Leistungsangebot größer wird.
Besonders praktisch ist die Integration mit anderen Systemen. Du kannst ZEP mit Buchhaltungssoftware, ERP Systemen oder CRM Lösungen verbinden, um doppelte Dateneingaben zu vermeiden. Auch der Export von Daten für Steuerberater oder Finanzabteilungen ist einfach möglich.
Viele Nutzer schätzen auch, dass ZEP sowohl in der Cloud als auch On Premise verfügbar ist. Du entscheidest also selbst, ob du das Tool online nutzt oder lokal in deiner eigenen IT Umgebung betreibst. Das gibt dir die volle Kontrolle über deine Daten und erlaubt dir, Sicherheitsrichtlinien individuell umzusetzen.
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- 2€/Monat
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Reviews | ⭐⭐⭐⭐⭐
Viele Nutzer berichten, dass ZEP ein sehr praktisches und zuverlässiges Tool für die tägliche Arbeit ist – besonders, wenn du in Projekten arbeitest und deine Zeiten genau erfassen möchtest. Die meisten heben hervor, dass die Zeiterfassung in ZEP einfach und übersichtlich funktioniert. Du kannst deine Arbeitszeiten schnell eintragen, sie direkt Projekten oder Kunden zuordnen und bekommst sofort einen guten Überblick, wie viel Zeit du und dein Team bereits in bestimmte Aufgaben investiert habt. Viele freuen sich darüber, dass sie endlich auf manuelle Excel Tabellen verzichten können und alles digital und zentral organisiert ist.
Auch die Einrichtung von ZEP wird häufig positiv erwähnt. Du kannst das System schnell starten, Benutzer anlegen und direkt loslegen. Besonders für kleine und mittelständische Teams ist das ein großer Vorteil, weil du keine langen Schulungen oder komplizierten Anpassungen brauchst. Zudem loben viele Nutzer den Support. Wenn du einmal nicht weiterkommst oder eine Frage hast, bekommst du meist schnell Hilfe und wirst freundlich und kompetent beraten.
Ein weiterer Punkt, der oft positiv auffällt, ist die Flexibilität von ZEP. Du kannst mit den Basisfunktionen starten und später weitere Module hinzubuchen – etwa für Reisekosten, Dokumentenmanagement, Abrechnung oder Controlling. Das macht das Tool sehr skalierbar, weil du es genau so gestalten kannst, wie du es brauchst.
Natürlich gibt es auch Kritikpunkte. Einige Nutzer sagen, dass die Oberfläche an manchen Stellen etwas unübersichtlich wirkt. Gerade wenn du viele Projekte oder Module gleichzeitig nutzt, kann es passieren, dass du dich kurz orientieren musst, bis du die richtige Einstellung oder Ansicht findest.
Ein anderer Punkt, der öfter genannt wird, betrifft die Anpassbarkeit von Berichten. Manche Anwender wünschen sich, dass sie Auswertungen individueller gestalten könnten, etwa mit eigenen Kennzahlen oder spezifischen Filtern. Für die meisten Standardanalysen reicht das System aber völlig aus.
Vereinzelt wird auch berichtet, dass nach Updates kleine technische Probleme auftreten können. Diese werden zwar meist schnell behoben, können im laufenden Betrieb aber kurzzeitig stören.
Vorteile [+]
Einfache und intuitive Zeiterfassung
Mit ZEP kannst du deine Arbeitszeiten schnell und unkompliziert erfassen. Egal ob am Computer, auf dem Tablet oder per App – du ordnest deine Zeiten direkt Projekten, Aufgaben oder Kunden zu und behältst so immer den Überblick über deine geleistete Arbeit.
Modulares System mit Wachstumspotenzial
ZEP ist flexibel aufgebaut. Du kannst mit einer Basisversion starten und das Tool später um Funktionen wie Reisekostenabrechnung, Abrechnung, Controlling oder Dokumentenmanagement erweitern. Dadurch wächst das System mit deinem Unternehmen mit.
Hohe Transparenz in Projekten
Das Tool zeigt dir genau, wie viel Zeit und Budget in deine Projekte fließt. Du siehst auf einen Blick, welche Aufgaben profitabel sind und wo du nachsteuern musst. Das macht deine Planung und Steuerung deutlich einfacher.
Automatisierte Abrechnung und Auswertungen
ZEP kann aus deinen erfassten Zeiten automatisch Rechnungen oder Berichte erstellen. Du sparst dadurch viel Zeit bei der Nachbearbeitung und hast jederzeit Zugriff auf aktuelle Zahlen zu Umsatz, Auslastung und Projektstatus.
Zuverlässiger Support und schnelle Hilfe
Viele Nutzer loben den Kundenservice von ZEP. Wenn du einmal nicht weiterkommst oder eine Funktion nicht verstehst, bekommst du schnell kompetente Unterstützung, sodass du ohne große Verzögerungen
Nachteile [-]
Teilweise unübersichtliche Benutzeroberfläche
Bei vielen Funktionen kann die Oberfläche etwas verschachtelt wirken. Wenn du mehrere Module gleichzeitig nutzt, brauchst du manchmal ein wenig Zeit, um dich zurechtzufinden.
Eingeschränkte Anpassbarkeit von Berichten
Einige Auswertungen lassen sich nicht so individuell gestalten, wie du es vielleicht möchtest. Wenn du sehr spezifische Kennzahlen oder Filter benötigst, stößt du mit den Standardfunktionen gelegentlich an Grenzen.
Kleinere technische Probleme nach Updates
Manche Nutzer berichten, dass nach Softwareupdates kurzfristig kleinere Fehler oder Darstellungsprobleme auftreten. Diese werden zwar schnell behoben, können im Arbeitsalltag aber kurzzeitig stören.
Einarbeitungszeit bei komplexeren Modulen
Während die Zeiterfassung sehr einfach ist, erfordern einige der erweiterten Module – etwa Controlling oder Abrechnung – etwas Einarbeitung, bis du sie optimal nutzen kannst.
Begrenzte Designoptionen in der Oberfläche
ZEP ist funktional und klar aufgebaut, wirkt optisch aber etwas schlicht. Wenn du großen Wert auf modernes Design oder individuelle Oberflächen legst, wirst du hier weniger Gestaltungsspielraum finden.
Funktionen & Bereiche [!]
Zeiterfassung
Die Zeiterfassung von ZEP ist das Herzstück des gesamten Systems und der Teil, den du im Alltag am häufigsten nutzt. Sie wurde entwickelt, um dir das Erfassen deiner Arbeitszeiten so einfach und flexibel wie möglich zu machen. Egal, ob du im Büro sitzt, im Homeoffice arbeitest oder unterwegs bist – du kannst deine Zeiten jederzeit und von überall aus eintragen. Das funktioniert sowohl über den Browser als auch über die mobile App, sodass du keine Arbeitsminute verlierst und deine Projektzeiten immer aktuell bleiben.
Wenn du mit der Zeiterfassung in ZEP arbeitest, kannst du deine Tätigkeiten genau dokumentieren. Du wählst einfach das entsprechende Projekt, die Aufgabe oder den Kunden aus und trägst die Dauer oder den Beginn und das Ende deiner Arbeit ein. Dabei kannst du auch Pausen, Abwesenheiten oder besondere Tätigkeiten wie Meetings oder Supportzeiten erfassen. Das System speichert alle Daten übersichtlich und ordnet sie automatisch den richtigen Projekten zu. So weißt du jederzeit, wie viel Zeit du oder dein Team bereits in eine bestimmte Aufgabe investiert habt.
Ein großer Vorteil liegt in der Transparenz. Du musst keine Zettel oder Excel Tabellen mehr führen, sondern hast alles digital an einem Ort. Jede erfasste Stunde wird automatisch in den Projekt- und Kundenberichten berücksichtigt. Dadurch erkennst du frühzeitig, ob du im geplanten Budget bleibst oder ob ein Projekt mehr Zeit beansprucht als erwartet. Diese Transparenz hilft dir, deine Ressourcen besser zu planen und deine Effizienz zu steigern.
Besonders praktisch ist, dass ZEP verschiedene Arten der Zeiterfassung anbietet. Du kannst Zeiten manuell nachtragen, mit einem Timer live erfassen oder über Wochen- und Monatsansichten planen. Auch die Teamzeiterfassung ist möglich, sodass du als Projektleiter den Überblick über alle Mitarbeitenden behältst.
Ein weiterer Pluspunkt ist die Integration mit anderen Modulen. Die erfassten Zeiten fließen direkt in die Projektplanung, Abrechnung und Auswertungen ein. Das bedeutet, dass du aus deinen Zeitdaten automatisch Rechnungen oder interne Reports erstellen kannst, ohne doppelte Arbeit zu leisten. Wenn du beispielsweise nach Stunden abrechnest, erstellt ZEP automatisch die passenden Rechnungspositionen – inklusive Stundensatz, Projekt und Leistungsbeschreibung.
Zudem kannst du in ZEP verschiedene Zeitarten hinterlegen, zum Beispiel Arbeitszeit, Reisezeit oder Pausen. Diese Differenzierung ist besonders nützlich, wenn du deine Arbeitszeit gesetzeskonform dokumentieren oder zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Tätigkeiten unterscheiden musst.
Auch Urlaubs- und Fehlzeiten lassen sich direkt in der Zeiterfassung berücksichtigen. Das System zeigt dir automatisch an, wie viele Stunden du bereits gearbeitet hast, wie viel Resturlaub du noch hast und ob du deine Sollstunden erreicht hast.
Ein weiterer Vorteil ist die Benutzerfreundlichkeit. Die Oberfläche ist übersichtlich gestaltet, sodass du dich schnell zurechtfindest. Viele Nutzer schätzen, dass sie ihre Zeiten mit wenigen Klicks erfassen können, ohne sich durch komplizierte Menüs klicken zu müssen.
Projektmanagement
Das Projektmanagement von ZEP ist der Teil des Tools, mit dem du deine Projekte vollständig planen, steuern und kontrollieren kannst. Es verbindet alle wichtigen Informationen zu Aufgaben, Zeit, Budget und Mitarbeitern in einer übersichtlichen Struktur. Du siehst jederzeit, wie weit ein Projekt fortgeschritten ist, welche Aufgaben noch offen sind und ob du dich innerhalb des geplanten Rahmens bewegst. Damit hast du deine Projekte immer im Griff – von der ersten Planung bis zum erfolgreichen Abschluss.
Wenn du mit dem Projektmanagement in ZEP arbeitest, beginnst du meist damit, ein neues Projekt anzulegen. Du kannst Projektnamen, Kunden, Start- und Enddatum, Budgets und Stundensätze hinterlegen. Danach gliederst du das Projekt in einzelne Aufgaben oder Teilprojekte, die du verschiedenen Mitarbeitern zuweisen kannst. Jeder sieht dann genau, welche Aufgaben anstehen und wie viel Zeit dafür eingeplant ist. So entsteht ein klarer Überblick über alle laufenden Arbeiten und Verantwortlichkeiten.
Ein großer Vorteil ist, dass ZEP dir hilft, den Fortschritt deines Projekts in Echtzeit zu überwachen. Die erfassten Arbeitszeiten aus der Zeiterfassung fließen automatisch ins Projektmanagement ein. Du kannst sofort sehen, wie viele Stunden bereits geleistet wurden, wie hoch die verbleibende Kapazität ist und ob das Budget noch ausreicht. Diese Transparenz ermöglicht es dir, rechtzeitig einzugreifen, wenn ein Projekt aus dem Zeit- oder Kostenrahmen läuft.
Auch die Ressourcenplanung funktioniert hier sehr intuitiv. Du kannst Mitarbeiter nach Verfügbarkeit, Qualifikation oder Auslastung einplanen und erkennst auf einen Blick, wer noch Kapazitäten frei hat. Das verhindert Überlastung im Team und sorgt für eine gleichmäßige Verteilung der Aufgaben.
Besonders nützlich ist die Budgetverwaltung. Du kannst für jedes Projekt ein Zeit- oder Kostenbudget festlegen und bekommst Warnungen, wenn du dich dem Limit näherst. ZEP zeigt dir außerdem an, welche Aufgaben besonders viel Zeit in Anspruch nehmen oder welche Projekte besonders rentabel sind. So kannst du Prioritäten setzen und zukünftige Planungen realistischer gestalten.
Auch die Kommunikation im Team profitiert vom Projektmanagement Modul. Du kannst Kommentare, Notizen oder Dateien direkt an Projekten oder Aufgaben hinterlegen. Dadurch bleiben alle relevanten Informationen an einem Ort und jeder im Team weiß, was der aktuelle Stand ist. Lange E Mail Ketten oder verlorene Informationen gehören damit der Vergangenheit an.
Ein weiterer Pluspunkt ist die automatische Verknüpfung mit der Abrechnung. Sobald ein Projekt abgeschlossen ist oder eine Abrechnungsphase erreicht, kannst du aus den geleisteten Stunden direkt eine Rechnung erzeugen. ZEP übernimmt dabei alle relevanten Daten – von Stundensätzen über Auftragsnummern bis hin zu Leistungsbeschreibungen. Das spart dir enorm viel Zeit und minimiert Fehler.
Auch für die Nachkalkulation ist das Modul sehr hilfreich. Du kannst abgeschlossene Projekte auswerten, Soll Ist Vergleiche erstellen und herausfinden, welche Faktoren zu Abweichungen geführt haben. Das hilft dir, deine zukünftigen Projekte präziser zu planen und deine Margen zu verbessern.
Reisekosten- und Spesenabrechnung
Der Bereich Reisekosten- und Spesenabrechnung von ZEP ist dein perfekter Begleiter, wenn du regelmäßig unterwegs bist und deine Reisen effizient dokumentieren und abrechnen möchtest. Dieses Modul sorgt dafür, dass du sämtliche Kosten rund um Dienstreisen – von Fahrtkosten über Übernachtungen bis hin zu Verpflegungspauschalen – schnell, übersichtlich und gesetzeskonform erfassen kannst. Dabei arbeitet es nahtlos mit den anderen Modulen von ZEP zusammen, insbesondere mit der Zeiterfassung und dem Projektmanagement, sodass du alle relevanten Informationen in einem durchgängigen Workflow hast.
Wenn du mit dem Modul arbeitest, kannst du jede Reise bequem im System anlegen und alle zugehörigen Ausgaben direkt eintragen. Du gibst an, wann und wohin du gereist bist, wählst das Projekt oder den Kunden aus, dem die Reise zugeordnet werden soll, und fügst alle Kosten hinzu. Dazu gehören zum Beispiel Bahn- oder Flugtickets, Hotelrechnungen, Parkgebühren, Verpflegungskosten oder Kilometerpauschalen bei der Nutzung deines eigenen Fahrzeugs. Du kannst Belege digital hochladen und sie den einzelnen Positionen zuordnen, damit alles sauber dokumentiert ist.
Ein großer Vorteil liegt in der automatischen Berechnung der Pauschalen. ZEP berücksichtigt die jeweils gültigen gesetzlichen Regelungen für Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten – sowohl national als auch international. Das bedeutet, du musst dich nicht selbst um komplizierte Rechenregeln kümmern, sondern bekommst alle Beträge automatisch korrekt berechnet. Wenn du beispielsweise an einem Tag mehrere Einsatzorte hattest oder ins Ausland gereist bist, erkennt das System die entsprechenden Regelungen und wendet sie automatisch an.
Auch das Thema Kilometerabrechnung ist sehr einfach gelöst. Du kannst deine gefahrenen Strecken erfassen, Start- und Zielort eingeben und das System berechnet automatisch die Kilometer und die entsprechende Vergütung. Wenn du regelmäßig dieselben Strecken fährst, kannst du Vorlagen anlegen, um den Aufwand noch weiter zu reduzieren.
Die Integration mit der Projektverwaltung ist besonders hilfreich. Du kannst jede Reise direkt einem Projekt zuordnen, sodass die Kosten automatisch in die Gesamtkalkulation einfließen. Dadurch siehst du sofort, wie sich Reisekosten auf die Rentabilität deiner Projekte auswirken und kannst präzise Nachkalkulationen durchführen.
Ein weiterer Pluspunkt ist die einfache Abrechnung. Nachdem du alle Reisen und Spesen erfasst hast, kannst du mit einem Klick eine vollständige Reisekostenabrechnung erstellen. Diese enthält alle Positionen inklusive Belegen, Summen und Berechnungsdetails und kann direkt an die Buchhaltung oder deinen Vorgesetzten weitergeleitet werden. Wenn du möchtest, kannst du die Abrechnung auch als PDF exportieren oder für die automatische Weiterverarbeitung an andere Systeme übergeben.
ZEP sorgt außerdem für rechtliche Sicherheit. Alle Abrechnungen entsprechen den aktuellen steuerlichen Vorschriften, und du kannst sicher sein, dass du keine Pauschalen oder Beträge übersiehst. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch mögliche Korrekturen im Nachhinein.
Darüber hinaus bietet dir das Modul praktische Auswertungen. Du kannst analysieren, welche Mitarbeiter oder Projekte besonders viele Reisekosten verursachen, welche Routen am häufigsten genutzt werden oder wie sich deine Reisekosten über die Zeit entwickeln. Diese Informationen helfen dir, Budgets besser zu planen und Reiserichtlinien effizienter zu gestalten.
Fakturierung und Abrechnung
Der Bereich Fakturierung und Abrechnung von ZEP ist dein zuverlässiges Werkzeug, wenn es darum geht, erbrachte Leistungen schnell, korrekt und professionell in Rechnungen zu verwandeln. Er baut direkt auf den erfassten Zeiten, Projektdaten und Spesen auf und sorgt dafür, dass du keine manuellen Zwischenschritte mehr brauchst, um deine Arbeit abzurechnen. Damit schließt dieses Modul den Kreislauf zwischen Planung, Durchführung und Vergütung deiner Projekte – automatisiert, transparent und mit minimalem Aufwand für dich.
Wenn du mit der Fakturierung in ZEP arbeitest, kannst du aus deinen erfassten Zeiten, Reisekosten oder Pauschalen ganz einfach Rechnungen generieren. Du wählst das Projekt oder den Kunden aus, legst den Abrechnungszeitraum fest und das System erstellt automatisch eine vollständige Rechnung. Alle relevanten Positionen, Stunden, Sätze und Beträge werden übernommen, sodass du dir das manuelle Zusammenstellen sparen kannst. Du kannst deine Rechnungen direkt aus ZEP heraus als PDF exportieren oder sie per E Mail an deine Kunden versenden.
Ein großer Vorteil ist die Flexibilität, mit der du deine Rechnungen gestalten kannst. Du kannst unterschiedliche Stundensätze für verschiedene Mitarbeiter, Tätigkeiten oder Projekte hinterlegen, eigene Preislisten verwenden oder Festpreise definieren. Auch Sonderfälle wie Rabatte, Teilabrechnungen oder wiederkehrende Rechnungen lassen sich problemlos abbilden. Wenn du regelmäßig ähnliche Leistungen abrechnest, kannst du Vorlagen anlegen, um den Prozess noch schneller zu gestalten.
Besonders hilfreich ist die enge Verknüpfung mit der Zeiterfassung und dem Projektmanagement. Alle geleisteten Stunden, Reisekosten oder Zusatzleistungen fließen automatisch in die Abrechnung ein. Dadurch hast du jederzeit den Überblick, welche Leistungen bereits fakturiert wurden und welche noch offen sind. Das minimiert Fehler und sorgt dafür, dass du keine abrechenbaren Zeiten vergisst.
Auch bei der Übersicht und Nachverfolgung punktet ZEP. Du siehst auf einen Blick, welche Rechnungen bezahlt, offen oder überfällig sind. Das erleichtert dir das Mahnwesen und hilft dir, deine Liquidität besser zu steuern. Auf Wunsch kannst du auch Zahlungserinnerungen direkt aus dem System verschicken oder automatisch erzeugen lassen.
Ein weiterer Pluspunkt ist die Integration in die Finanzbuchhaltung. Du kannst deine Rechnungen direkt an dein Buchhaltungssystem übergeben oder sie im passenden Format exportieren, zum Beispiel für deinen Steuerberater. So entfällt das manuelle Nachtragen von Rechnungsdaten und du stellst sicher, dass alle Buchungen korrekt und vollständig sind.
Darüber hinaus unterstützt dich ZEP bei der Umsatzsteuerverwaltung. Du kannst zwischen verschiedenen Steuersätzen wählen, innergemeinschaftliche Lieferungen korrekt ausweisen und Rechnungen nach steuerlichen Anforderungen automatisch erstellen lassen. Das sorgt nicht nur für Rechtssicherheit, sondern auch für eine saubere Buchhaltung.
ZEP bietet dir außerdem eine klare Auswertung aller Rechnungen und Umsätze. Du kannst dir anzeigen lassen, wie viel du in einem bestimmten Zeitraum fakturiert hast, welche Kunden den größten Umsatz bringen oder welche Projekte den höchsten Deckungsbeitrag erzielen. Diese Daten helfen dir, dein Geschäft besser zu verstehen und gezielt zu optimieren.
Besonders angenehm ist, dass du den gesamten Prozess digital abwickelst. Von der Zeiterfassung über die Abrechnung bis hin zum Rechnungsversand läuft alles nahtlos in einem System. Du sparst Zeit, vermeidest Fehler und arbeitest effizienter.
Auswertungen und Controlling
Der Bereich Auswertungen und Controlling von ZEP ist dein zentrales Instrument, um dein Unternehmen datenbasiert zu steuern und fundierte Entscheidungen zu treffen. Hier laufen alle relevanten Informationen aus der Zeiterfassung, der Projektverwaltung, der Reisekostenabrechnung und der Fakturierung zusammen. Das Modul gibt dir einen klaren Überblick über den aktuellen Stand deiner Projekte, deine Auslastung, Umsätze und Kosten. Es hilft dir, Potenziale zu erkennen, Schwachstellen frühzeitig zu identifizieren und deine Prozesse gezielt zu optimieren.
Wenn du mit dem Modul arbeitest, kannst du auf eine Vielzahl von Berichten und Kennzahlen zugreifen, die du individuell an deine Bedürfnisse anpassen kannst. Du siehst zum Beispiel, wie viel Zeit du und dein Team in bestimmte Projekte oder Kunden investieren, welche Aufträge besonders rentabel sind oder wo dein Budget bereits ausgeschöpft ist. Diese Transparenz verschafft dir ein tiefes Verständnis für die wirtschaftliche Situation deines Unternehmens.
Ein großer Vorteil liegt in der Verbindung zwischen operativen Daten und betriebswirtschaftlichen Auswertungen. Alles, was du in ZEP erfasst – von Arbeitszeiten über Reisekosten bis hin zu Rechnungen – fließt automatisch in deine Analysen ein. Dadurch erhältst du ein vollständiges Bild deiner Unternehmensleistung, ohne Daten manuell zusammenführen zu müssen.
Du kannst deine Auswertungen nach Projekten, Kunden, Mitarbeitern oder Zeiträumen filtern. So lässt sich schnell erkennen, welche Projekte besonders profitabel sind, welche Teams am effizientesten arbeiten oder wo sich unnötige Kosten verbergen. Auch die Auslastungsanalyse ist sehr hilfreich, um zu sehen, ob deine Mitarbeiter gleichmäßig beschäftigt sind oder ob Ressourcen besser verteilt werden sollten.
Ein weiteres Highlight sind die Soll-Ist-Vergleiche. ZEP zeigt dir jederzeit, ob du mit einem Projekt im Zeit- oder Budgetrahmen bleibst. Wenn du merkst, dass ein Auftrag mehr Aufwand erfordert als geplant, kannst du rechtzeitig reagieren und Anpassungen vornehmen. So vermeidest du unprofitable Projekte und sicherst langfristig deine Marge.
Das Modul bietet außerdem eine Vielzahl von Finanzkennzahlen, die dir helfen, dein Unternehmen strategisch zu steuern. Du kannst Umsätze, Deckungsbeiträge und offene Posten analysieren, Liquiditätsprognosen erstellen oder den Cashflow überwachen. Die Berichte lassen sich grafisch darstellen, sodass du Trends und Entwicklungen auf einen Blick erkennst.
Besonders nützlich ist, dass du alle Auswertungen exportieren oder automatisiert erstellen lassen kannst. Du kannst sie regelmäßig per E Mail erhalten oder sie direkt an dein Buchhaltungssystem oder dein Management weitergeben. So bist du immer bestens informiert, ohne jeden Bericht manuell generieren zu müssen.
Auch im Bereich Mitarbeitercontrolling liefert ZEP wertvolle Einblicke. Du kannst sehen, wie produktiv dein Team arbeitet, welche Tätigkeiten die meiste Zeit beanspruchen und wo eventuell Schulungsbedarf besteht. Diese Informationen helfen dir, deine Personalplanung zu optimieren und die Effizienz deines Teams zu steigern.
Ein weiterer Pluspunkt ist die klare und aufgeräumte Darstellung. Die Berichte sind leicht verständlich aufgebaut, sodass du dich nicht durch komplizierte Tabellen kämpfen musst. Alles ist logisch strukturiert und visuell ansprechend, was die Analyse und Interpretation der Daten deutlich erleichtert.
Wichtige Fragen [?]
Viele Nutzer fragen sich, ob ZEP auch dann funktioniert, wenn keine Internetverbindung vorhanden ist – etwa im Außendienst, auf Reisen oder in Bereichen mit schlechtem Netz. Aus Erfahrungsberichten weiß man, dass die ZEP Clock App offline fähig ist, Zeitstempel lokal zu speichern und später mit dem Hauptsystem zu synchronisieren, sobald wieder eine Verbindung besteht. (← aus App Store Beschreibung)
Das bedeutet für dich: Du kannst auch unterwegs zuverlässig deine Zeiten erfassen, ohne befürchten zu müssen, dass Stunden verloren gehen. Du solltest aber prüfen, wie oft die Synchronisation erfolgt und wie mit Konflikten umgegangen wird, wenn beispielsweise nachträglich Änderungen vorgenommen werden. Für kritische Projekte empfehle ich, bei der Einrichtung ein paar Tests mit bewusst unterbrochener Verbindung durchzuführen, um sicher zu sein, dass alles korrekt synchronisiert wird.
Ein häufig kritischer Punkt, der in Bewertungen auftaucht, ist die Individualisierbarkeit von Berichten. Einige Nutzer berichten, dass Standardberichte gut funktionieren, aber bei Spezialfällen – z. B. kundenspezifische KPIs oder tiefere Drilldowns in Nischenbereiche – Grenzen bestehen. (← aus SoftwareAdvice Erfahrungsberichte)
Das heißt für dich: Wenn du sehr individuelle Kennzahlen brauchst, könnte es sein, dass du mit Workarounds oder zusätzlicher Export-/Analysearbeit arbeiten musst. Ich empfehle dir, vorab zu prüfen, welche Berichtsfunktionen ZEP nativ bietet und ob diese deinen Anforderungen genügen – insbesondere für dein Geschäftsmodell. Wenn nötig kann man prüfen, ob der Anbieter oder Partner individuelle Auswertungsfunktionen ergänzen kann.
Viele potenzielle Nutzer fragen sich, wie sich die Lizenzkosten in ZEP entwickeln, wenn mehr Nutzer, Module oder Funktionen hinzukommen. Erfahrungen zeigen, dass der modulare Aufbau von ZEP zwar Flexibilität bietet, aber auch die Gefahr besteht, dass du bei wachsender Nutzung schnell in höhere Tarifstufen oder zusätzliche Gebühren hineinkommst. (← aus Erfahrungsberichten bezüglich Preisentwicklung und Modularität)
Für dich bedeutet das: Wenn du ZEP nutzen willst, solltest du deinen Wachstumspfad kalkulieren – wie viele Nutzer wirst du wahrscheinlich haben? Welche Module werden in Zukunft nötig? Hol dir früh Kostenszenarien ein, damit du Überraschungen vermeidest. Außerdem lohnt es sich, mit dem Anbieter über Staffelpreise oder Rabatte bei größeren Nutzerzahlen zu sprechen, bevor dein Nutzerstand wächst.
Gesuchte Begriffe
Entwicklungspädagogik, Projektzeiterfassung, Bildungsforschung, Arbeitszeiterfassung, Zentrum, Fakturierbar, Zeitschrift, Urlaubsmanagement, Schnittstellen, Leistungen, Erziehungswissenschaft, Medizin, Entwicklung, Bamberg, Dienstleister, Projektgeschäft, Personio, Projektplanung, Beratung, Universität, Herausforderungen, Oschmiansky, Praxis, Software, Lehrstuhl, Funktionen, Zentren, Pflege, Kommissionen, Abwesenheiten, Professional, Waxmann, Mitglied, Ethikkomitee, Anfrage, Pädagogik, Themenheften, Zusatzmodulen, Jahr, Psychologie, Management, Bildung, Abteilungen, Weiterbildung, Kaps, Behandlungsangebot, Uni, Zepmax, Praxisberatung, Dgfe, Compact, Institut, Ticketsystem