Was eine Agentur lernte, als sie begann, Zeit genauer zu erfassen
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Kreative Projekte entwickeln sich selten exakt nach Plan. Anforderungen verändern sich und zusätzliche Abstimmungen finden kurzfristig statt. Ideen entstehen, wenn sie eben entstehen, und über Nacht wirft ein Kunde alle Aufgaben über Bord. Vielen Agenturen fehlt dabei eine klare Übersicht darüber, wie viel Zeit tatsächlich in einzelne Leistungen fließt.
Storypark, eine Agentur für Public Relations und Kommunikation, kannte dieses Problem. Das Team arbeitete lange mit Erfahrungswerten und einem guten Gefühl für Projekte. Mit wachsender Projektkomplexität reichte das jedoch immer seltener aus und das Bauchgefühl lag bisweilen falsch. Geschäftsführerin Eva Friese packte das Problem also systematisch an. Die Erfahrung von Storypark zeigt, dass Zeiterfassung in Agenturen nicht nur der Dokumentation dient, sondern vor allem Planung und Zusammenarbeit verbessert.
Storypark ist eine PR-Agentur aus Hamburg, die Eva Friese gemeinsam mit ihrem Mitgründer Markus Mayr im Jahr 2022 gegründet hat. Das Team unterstützt Unternehmen dabei, komplexe Themen verständlich zu kommunizieren und unterschiedliche Arbeitswelten miteinander zu verbinden. Besonders häufig begleitet Storypark Projekte zwischen Startups, Corporate Startups und etablierten Konzernen, weil dort Kommunikation, Abstimmung und klare Prozesse eine wichtige Rolle spielen.
Das stille Problem: Wenn Projektaufwand schwer einschätzbar wird
Es gab nicht den einen Krisenmoment. Projekte wurden mit der Zeit umfangreicher, Kunden wollten Leistungen genauer nachvollziehen und intern wurde es schwieriger, Aufwand sauber einzuordnen. Wie viel Zeit tatsächlich in einzelne Aufgaben floss, blieb oft unklar. Gleichzeitig fehlte eine Datengrundlage, um Projektzeiten und Aufwand nachvollziehbar auszuwerten.
Eva beschreibt diese Phase offen: „Wir hatten ein gutes Gefühl für unsere Projekte, aber kein genaues Bild von ihrer Wirtschaftlichkeit.“
Dieses Gefühl funktionierte lange. Mit steigender Komplexität stieß es jedoch an seine Grenzen. Angebote basierten häufig auf Erfahrungswerten statt auf belastbaren Vergleichsdaten. Nachkalkulationen kosteten Zeit und im Team entstand Unsicherheit, wenn Aufwand und Ergebnis nicht mehr zusammenpassten. Alle standen vor der Frage: Wo geht im Projekt Zeit verloren und wo investieren wir vielleicht zu viel?
Gerade kreative Projekte erschweren eine realistische Planung. Viele Probleme zeigen sich erst spät, weil sich zusätzlicher Aufwand oft schrittweise entwickelt. Wenn das sichtbar wird, fehlen häufig Zeit und Budget, um noch sinnvoll gegenzusteuern.
Was bisher geschah: Mehrere Tabellen statt einer Übersicht
Vor der Umstellung arbeitete Storypark bereits mit einem Tool zur Zeiterfassung. Viele andere Prozesse liefen jedoch parallel über Excel-Listen und verschiedene Einzellösungen. Urlaubsplanung, gesetzliche Arbeitszeiterfassung und Projektzeiten lagen an unterschiedlichen Stellen. Informationen mussten mehrfach gepflegt werden und im Alltag entstand zusätzlicher Abstimmungsaufwand. Gleichzeitig fehlte oft der schnelle Überblick darüber, welche Daten aktuell waren und wo Zeit im Projekt tatsächlich entstand.
Gerade in stressigen Phasen kostete dieses Stückwerk unnötig Zeit und Konzentration. Auf der Suche nach einer zentralen Lösung erhielt Eva schließlich eine persönliche Empfehlung aus dem eigenen Umfeld, die Projektzeiterfassung Clockodo. „Die ganzen Excel-Listen wollte ich endlich loswerden. Nun haben wir eine Lösung gefunden, die alles in einem Tool vereint.“
Ein anderer Blick aufs Ganze: Was sich durch Zeiterfassung verändert hat
Die Lösung für diese Probleme entstand nicht als großes Strategieprojekt. Storypark wollte zunächst mehr Übersicht im Tagesgeschäft schaffen. Der Einstieg in eine strukturierte Projektzeiterfassung veränderte den Blick auf Aufwand und Planung jedoch stärker als erwartet. In der Rückschau wurde die Tragweite der fehlenden Daten sichtbar.
Aufgaben erhielten klare Zuordnungen. Projekte ließen sich in einzelne Leistungen und Arbeitsschritte gliedern. Zeit verwandelte sich von einer mitlaufenden Ressource in eine Informationsquelle, die zeigt, wo Aufwand entsteht und wo nicht. Was dabei besonders auffiel: Kleine Dinge summierten sich. Spontane Korrekturen, kurze Abstimmungen, nachjustierte Anforderungen, all das lief zuvor einfach mit, unsichtbar und ungerechnet.
Eva fasst diesen Moment prägnant zusammen: „Erst durch die Zeiterfassung haben wir verstanden, wie unsere Projekte wirklich laufen.“ So begann ein grundlegend anderer Umgang mit Zeitplanung.
Im Alltag zeigte sich der Effekt schnell. Aufgaben, die zuvor nebenbei liefen, erhielten plötzlich mehr Gewicht. Kleine Zeitblöcke summierten sich zu klaren Mustern und manche Leistungen erwiesen sich als deutlich aufwendiger als angenommen. Und das sichtbarste Resultat: „Wir sparen enorm viel Zeit, nicht nur bei der Zeiterfassung selbst, sondern auch beim gesamten Drumherum. Ich würde sagen, etwa 75 Prozent bei der Abrechnung.“
Freiraum durch Struktur und klare Abläufe
Entscheidend war, wie das System eingeführt wurde. Die Projektzeiterfassung lief im Hintergrund mit und fügte sich in bestehende Abläufe ein, so dass kein Gefühl von Überwachung entstand. Eva beschreibt das direkt: „Es fühlt sich nicht wie Kontrolle an, sondern wie Unterstützung.“ Gerade in kreativen Teams ist das ein entscheidendes Detail. Prozesse, die den Alltag komplizierter machen, stoßen schnell auf Widerstand.
Bei Storypark wuchs die Akzeptanz deshalb nicht durch Überzeugungsarbeit, sondern durch den praktischen Nutzen: Abstimmungen wurden klarer, Planungen realistischer, Entscheidungen schneller. Und weil Aufwand, Zeitbudgets und Erwartungen nachvollziehbarer wurden, entstand auch mehr Ruhe. Struktur und Kreativität standen nicht im Widerspruch, sie schufen sich gegenseitig Freiraum. Für die genaue Erfassung gibt es außerdem keine Vorgaben von Eva: „Manche nutzen lieber die Stoppuhr, andere tragen ihre Zeiten am Ende des Tages gesammelt ein. Beides funktioniert, Hauptsache, die Zeiten sind drin.“
Warum Gespräche mit Kunden nachvollziehbarer wurden
Mit der Zeit veränderte sich auch die Kommunikation. Sobald Projektzeiten sichtbar werden, entsteht häufig ein anderer Blick auf Aufwand und Leistungen.
Im Team entstanden klarere Erwartungen. Einzelne Arbeitsschritte ließen sich realistischer einschätzen und Aufgaben besser priorisieren. Gleichzeitig wurden Anforderungen nachvollziehbarer kommuniziert. Die Frage „Welche Aufgaben verursachen den größten Aufwand?“ ließ sich nun beantworten.
Auch Gespräche mit Kunden veränderten sich. Aufwand ließ sich konkreter erklären und Leistungen transparenter darstellen. „Die Transparenz überzeugt. Man sieht sekundengenau, was gemacht wurde. Das sorgt für Vertrauen.“
Für Storypark bedeutete das vor allem Entlastung. Abstimmungen verliefen strukturierter und Missverständnisse entstanden seltener.
Wie sich Projekte besser planen und steuern lassen
Das Planungsproblem vieler Agenturen ist strukturell. Projekte werden kalkuliert, bevor alle Anforderungen feststehen, und ohne Vergleichswerte bleibt jede Schätzung Spekulation. Die erfassten Projektzeiten veränderten diese Ausgangslage schrittweise. Vergangene Projekte lieferten belastbare Erfahrungswerte, neue Angebote wurden realistischer, Risiken früher sichtbar. Eva bringt das auf den Punkt: „Heute wissen wir viel genauer, wie wir Projekte planen müssen.“
Gleichzeitig wurde klarer, wo Aufwand entsteht, der ursprünglich nicht eingeplant war. Kreative Leistungen lassen sich nicht vollständig in Stunden fassen, aber Agenturen brauchen Antworten auf operative Fragen: Welche Leistungen sind besonders zeitintensiv? Welche Projekte laufen effizient? Wo entsteht zusätzlicher Aufwand, der in der Kalkulation nie auftauchte? Für Storypark entstand daraus mehr Kontrolle über die eigene Entwicklung. Erfolgreiche Abläufe ließen sich wiederholen, ineffiziente früher korrigieren, und die Zusammenarbeit wurde planbarer, weil Teams realistischer einschätzen konnten, was im vorgesehenen Rahmen tatsächlich machbar war. Konkret funktioniert das bei Eva so: „Wir legen für jeden Kunden pro Monat ein Projekt an und tracken dort unsere Leistungen, zum Beispiel Strategie, Text oder Medienansprache. Besonders praktisch ist, dass wir direkt Notizen hinterlegen können, zum Beispiel welche Pressemitteilung wir geschrieben haben.“
Veränderung, die erst später sichtbar wurde
Die Veränderungen bei Storypark entstanden schrittweise. Es gab keinen großen Umbruch und keine grundlegende Neuorganisation. Mit der Zeit veränderte sich jedoch der Umgang mit Aufwand, Planung und Projektsteuerung. Der Alltag wurde effektiver: „Daraus lernen wir, mehr Fokuszeiten einzuplanen. Es fühlt sich einfach gut an, am Ende des Tages schwarz auf weiß zu sehen, wie produktiv man gearbeitet hat.“
Prozesse wurden klarer. Entscheidungen ließen sich besser nachvollziehen und die Kommunikation verlief strukturierter. Zeit entwickelte sich von einer schwer greifbaren Größe zu einer nachvollziehbaren Grundlage für Planung und Zusammenarbeit.
Zeit besser verstehen und Projekte realistischer steuern
Projektzeiterfassung klingt zunächst nach Verwaltung, ist jedoch ein echter Problemlöser. Im Alltag verändert sie häufig den Blick auf Projekte, Aufwand und Zusammenarbeit.
Bei Storypark entstanden dadurch realistischere Planungen, nachvollziehbarere Entscheidungen und mehr Transparenz im Projektalltag. Die kreative Arbeit rückte dabei nicht in den Hintergrund. Klare Abläufe schufen vielmehr mehr Orientierung und Ruhe im Team.
Eva fasst diese Entwicklung treffend zusammen: „Zeit ist für uns heute kein Nebenthema mehr, sondern ein zentrales Steuerungsinstrument.“
Die Erfahrung der Agentur zeigt, dass strukturierte Zeiterfassung nicht automatisch Kontrolle bedeutet. Richtig eingesetzt hilft sie dabei, Aufwand besser einzuordnen, Projekte realistischer zu planen und kreative Arbeit verlässlicher zu organisieren.
Moritz Hofmann
Moritz Hofmann ist Dipl.-Informatiker und Co-Geschäftsführer der Clockodo GmbH. Gemeinsam mit Thomas Romanek entwickelte er 2011 die Zeiterfassungssoftware Clockodo – eine spezialisierte SaaS-Lösung für projektbasierte Arbeitszeiterfassung. Heute nutzen u.a. tausende Agenturen, Dienstleister und Freelancer Clockodo, um ihre Zeiten exakt Projekten und Kunden zuzuordnen, Budgets zu kontrollieren und abrechnungsfähig zu dokumentieren. Moritz Hofmann ist Experte für digitale Zeiterfassung und die nutzerfreundliche Digitalisierung von Arbeitsabläufen.